Расчетный листок в зуп 3.0

По многочисленным просьбам специалистов, ведущих учет персонала и зарплаты в конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0, с релиза 3.0.23 расчетный лист в 1С стало можно формировать не только по физическому лицу, но и по сотруднику в целом. Это удобно, когда один и тот же человек работает в организации на нескольких должностях. Например, он принят на основную должность и еще работает по совместительству на другой.

Теперь это можно увидеть в одном расчетном листке:

Распечатать расчетный лист в программе можно двумя способами:

непосредственно вызвав нужный отчет;
из документа « .

Начнем рассматривать по порядку.

Отчет 1С «Расчетный листок»

Как ни странно (несмотря на наличие меню «Отчетность, справки»), отчет находится в меню «Главное». Далее нажимаем на ссылку «Отчеты по зарплате». Откроется окно с выбором отчетов:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Прежний «Расчетный лист» тоже остался под названием «Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам».

Еще появился один приятный момент. Теперь можно организовать рассылку расчетных листов. Делается это по кнопке «Еще»:

Функционал отчета:
1) Группировка по Местам работы (совместительствам), Подразделениям, СтатьямФинансирования, СтатьямРасходов, МесяцамНачисления;
2) Отбор по Подразделениям, Должностям, Сотрудникам, Физлицам;
3) Вывод основных показателей начислений;
4) Вывод: Наименование организации, ИНН, СНИЛС, Выписка СЗВМ, Подпись, Кол.ставок, Основное начисление, Норма времени;
5) Целое количество расчетных листков (без разрывов) на листе;
6) Рассылка расчетных листов на почту сотрудников;

На вкладке "Основная" можно (см.Скрин 1):
1) Установить период, организацию. По одному клику можно изменить период на один месяц.
2) Установить отбор: Одно физлицо, Список физлиц, Один сотрудник, Список сотрудников, Подразделения, Должности или Всю организацию.

На вкладке "Настройка" (см.Скрин 2) можно выбрать форму расчетного листа: Горизонтальная Вертикальная (Одна колонка), Вертикальная (Две колонки).
Настроить шапку расчетного листа. В шапке можно выводить: наименование организации; основное подразделение; основную должность; ИНН и СНИЛС; кол.ставок, основное начисление и норму времени по основному месту работы.
Можно поставить галки и выводить: значение основного показателя, его наименование, подпись.

Выбранные значения реквизитов формы будут сохраняться автоматически и восстанавливаться при открытии.

Отчет написан на СКД, поэтому можно настроить и использовать различные варианты.

На Скрине 3 приведен пример горизонтальной расчетки.

На Скрине 4 показаны структура отчета и настройки по умолчанию.
Расчетки разбиваются по основному подразделению. Начисления (раздел 1) группируются по местам работы (совместительствам, сотрудникам), выплаты (раздел 4) по документам.

Обратите внимание, что при настройке схемы СКД в структуре отчета необходимо обязательно указывать 6 группировок Раздел: 1-остаток на начало, 2-начислено, 3-удержано, 4-выплачено, 5-остаток на окончание, 6-Справочно.

В печ.форме могут выводится группировки: ФизЛицо, Раздел, МестоРаботы (Сотрудник), Подразделение, СтатьяФинансирования, СтатьяРасходов, МесяцНачисления.
Остальные группировки, если они даже указаны в структуре отчета, в печ.форме не выводятся.

Вы можете скачать и посмотреть примеры расчеток и настройки СКД: с разбивкой по подразделениям и местам работы; с разбивкой по статьям финансирования и местам работы; с разбивкой начислений по подразделениям; отдельные расчетки на каждого сотрудника (совместительство, место работы); за период, например год, с разбивкой по месяцам.

Для сравнения сформированы и сохранены в xls-формате расчетки: Горизонтальные, Вертикальные (Две колонки), Стандартные. В xls-формате расчетки отображаются немного по другому чем в самой 1С, но общее представление получить можно. Вертикальные (Две колонки) занимают больше места - 4 листа. Но на 4 листах сформировано уже 2 экземпляра расчеток.

В 158 комментарии можно скачать без стартмани файлы: описания отчета, примеры расчеток и сравнение расчеток.

Отчет предназначен для работы с конфигурацией 1С8.3: Зарплата и управление персоналом 3.1.8, Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1.8.

Отчет подключается как внешний отчет.

01.03.18
Добавлен отчет для 3.1.5: доработан отбор по должностям и подразделениям, вывод сальдо в зависимости от настройки "Показать взаиморасчеты по месяцам расчета или по данным бухучета".

02.04.18 Для 3.1.5 добавлена возможность печати горизонтального расчетного листа.

09.04.18 Добавлены кадровые данные. В группировке сотрудник (место работы) выводятся подразделение, должность, кол.ставок. В шапке РЛ можно выводить основное подразделение, основную должность.

27.04.18 Добавлена норма времени. Настройка Шапки РЛ. Обработка группировок: расчетные листы можно разбивать по подразделениям, месяцам и т.д.

07.05.18 Добавлен вывод основного начисления.

07.08.18 Исправлена ошибка с задвоением начислений.

06.12.18 Добавлен вывод предоставленных вычетов.
В схеме СКД у группировки Раздел на вкладке Отбор в поле ВидСравнения необходимо указывать "Начинается с".

12.02.19 Изменен вывод предоставленных вычетов.
Т.к. в конфигурации вычеты не разбиваются по местам работы, статьям финансирования, подразделениям и т.д., то принято решение формировать вычеты отдельным запросом. Если Вы формируете не одну расчетку по физлицу, а несколько (разбиваете по местам работы, статьям финансирования), то вычеты будут выводится в каждой расчетке в полном объеме.

В расчетке выводится краткое наименование начислений и удержаний. Если оно пустое, то выводится полное наименование. В связи с этим в СКД вместо ВидРасчета необходимо указывать ВидРасчетаПредставление.

Сокращено наименование Выплат.

Добавлен флажок МесяцВыплатыИзВедомости. Если выплаты разбиваются по документам, то колонка МЦ в расчетке заполняется из реквизита документа МесяцВыплаты.

Если выплаты разбиваются по документам, то в наименовании выплаты будет выводится ЗарплатныйПроект, Банк.

22.02.19 Добавлен вывод положенных сотруднику вычетов.
Положенные сотруднику вычеты в расчетке выводятся как "Право на вычеты".

12.03.19 Добавлен вывод данных по НДФЛ с начала года.
Исправлены ошибки вывода вычетов.

22.03.19 МесяцВыплаты из ведомости - формируется в запросе, а не в тексте модуля. Выплаты сортируются по документу регистратору, месяцу выплаты, наименованию.
Изменен вывод даты документа регистратора (начислений, удержаний, выплат). В "Выбранные поля" необходимо добавить "Регистратор.Дата".
Добавлена возможность вывода номера регистратора. В "Выбранные поля" необходимо добавить "Регистратор.Номер".
Если в "Выбранные поля" добавлено поле "Регистратор", то у выплат будет выводится способ выплаты (ч/з кассу, банк, зарплатный проект).
Если Начисление - это дополнительная оплата за уже оплаченная время, и сумма по начислению равна нулю, то данное начисление не будет выводится в расчетке.
В связи с изменениями скорректирована настройка СКД и обновлены Варианты СКД.

29.03.19 Вывод периодов у начислений. В "Выбранные поля" необходимо добавить "ДатаНачала" и "ДатаОкончания".

Выплачивая зарплату, работодатель должен извещать каждого сотрудника о ее составных частях, о размерах удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Регламентированной формы расчетного листка нет. Она утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза). Э ксперты 1С рассказывают, к ак в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 сформировать расчетный листок сотрудника.

Выдача расчетного листка

В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Унифицированная форма расчетного листка не установлена. Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1). Листок представляется в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Он выдается или рассылается при согласии сотрудника лично получателю (без доступа посторонних лиц).

По законодательству расчетные листки выдаются при выплате зарплаты, а зарплата выплачивается 2 раза в месяц. Также сотруднику, уходящему в отпуск, выплачиваются отпускные. В письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 указывается, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца), в том числе сотрудникам, ушедшим в отпуск. В листках будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Если сотрудник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения. Несмотря на то, что законодательством подтверждение выдачи расчетных листков сотрудникам не предусмотрено, это необходимо для того, чтобы подтвердить факт уведомления сотрудников при проверке различных органов, а также при судебных разбирательствах. Это можно сделать разными способами. Например, разработать журнал выдачи расчетных листков или в самом расчетном листке внести дополнительную строку, где сотрудники поставят свою подпись.

Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

По начислениям, удержаниям, выплатам, зарегистрированным в программе, можно сформировать расчетный листок, который составляется с помощью отчетов Расчетный листок или (рис. 1). Отчеты отличаются выводом сведений для сотрудников, работающих в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству:

в отчете Расчетный листок - выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам - несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный - по совместительству.

Рис. 1

Рис. 2

Формирование Расчетного листка происходит из раздела Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетный листок или раздела Главное - Отчеты по зарплате - Расчетный листок .

В поле Период указывается период, за который необходимо сформировать отчет (рис. 1). Далее следует установить флаг Организация и выбрать организацию, по которой нужно сформировать расчетный листок.

Флаг Разбивать по подразделениям устанавливается, если необходимо выводить отчет с разбивкой по подразделениям. Затем следует нажать на кнопку Сформировать . Если необходимо сформировать листок по определенному сотруднику или группе сотрудников, устанавливается флаг Сотрудник, и выбирается из списка необходимый сотрудник (сотрудники).

Требуемый отчет выбирается с помощью кнопки Выбрать другой отчет или сохранить новый (Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам ) (рис. 1). По умолчанию выводится один общий расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника.

В результате будет сформирован расчетный листок (листки) (рис. 2). Сверху в печатной форме расчетного листка отражаются: название организации; подразделение; за какой месяц листок; по какой организации; Ф.И.О. сотрудника; его табельный номер; должность; оклад. В поле К выплате указывается общая сумма, подлежащая выплате сотруднику.

Табличная часть отчета состоит из нескольких разделов. В разделе Начислено указывается общая сумма начислений и их перечень:

В разделе Удержано указывается общая сумма удержаний и их перечень:

В разделе Выплачено указывается общая сумма выплат и их перечень с учетом всех удержаний. Также указывается детализация выплаты по ведомостям при установке флага Детализировать выплаты по ведомостям (кнопка Настройки ).

В программе «1С:ЗУП 8» редакции 3 можно учитывать выплаты в отчетах не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. В форме Дополнительные настройки (раздел Настройки - Дополнительные настройки ) по умолчанию установлен переключатель в положение По месяцам расчета зарплаты . Так, если зарплата за март выплачена 05.04.2018, то в расчетном листке за март эта выплата будет учтена (рис. 2). Если же установить переключатель в положение По данным бухучета , то выплата мартовской зарплаты будет учтена в апрельском листке.

Оставшаяся на начало и конец задолженность работодателя перед сотрудником автоматически отражается в полях Долг предприятия на начало и Долг предприятия на конец . Если сотрудник должен работодателю, то появляются поля Долг работника на начало и Долг работника на конец .

В поле Страховые взносы в ПФР указывается информация о начисленных по сотруднику страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за месяц. Это поле появляется, если установлен флаг Выводить информацию о начисленных взносах ПФР (кнопка Настройки ).

Сумма облагаемого дохода с начала года указывается в поле Общий облагаемый доход . Также при наличии вычетов указываются представленные налоговые вычеты за месяц (при установке флага Выводить особенности расчета НДФЛ по кнопке Настройки ).

По кнопке Печать результата отчета можно распечатать расчетные листки, а также создать рассылку расчетных листков из этого отчета.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 позволяет в расчетном листке выводить Ф.И.О. сотрудника с учетом их изменения. Например, сотрудник изменил фамилию в апреле 2018 года. Если сформировать расчетные листки за периоды до изменения фамилии, то в них по умолчанию фамилия будет новая.

Для того чтобы изменить эту ситуацию, в разделе Администрирование - Печатные формы , отчеты и обработки - Макеты печатных форм следует найти макет Расчетный листок (настраиваемый). Открыв макет, следует установить переключатель в положение Для просмотра и редактирования . Затем нужно изменить макет.

Кроме того, используя этот макет, можно создать графу в расчетном листке для подписи сотрудника, подтверждающей получение этого документа. Для этого следует добавить в макете надпись «Листок получил». Выделяя область вставленного текста, правой кнопкой мыши нужно выбрать команду Объединить , затем нажать на кнопку Записать и закрыть .

В отчете Расчетный листок следует открыть настройки в расширенном режиме на закладке Структура , найти группировку Сотрудник, Должность на конец периода , добавить в нее поля Фамилия, Имя, Отчество и нажать на кнопки Завершить редактирование и Закрыть и сформировать .

В результате будут сформированы расчетные листки со старой и новой фамилиями, а также появится место для подписи сотрудника. Чтобы сохранить измененный отчет, следует нажать на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый - Сохранить вариант отчета . При этом откроется специальная форма Сохранение варианта отчета , в поле Наименование указывается новое название отчета. Для того чтобы отчет был доступен всем пользователям, нужно нажать на кнопку Всем пользователям и на кнопку Сохранить .

Также сформировать печатную форму расчетного листка можно из документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата - Начисления зарплаты и взносов ).

Есть два основных способа вызова печатной формы расчетного листка:

1. Из документа Начисление зарплаты и взносов: меню Зарплата – Начисление зарплаты и взносов. Расчетный листок из расчетного документа обычно формируется для контроля правильности начисления зарплаты. Можно сформировать расчетные листки по группе сотрудников. Для этого в форме списка документов Начисление зарплаты нужно выделить (простым щелчком мыши по нужной строке, при нажатой клавише Ctrl) несколько сотрудников и нажать кнопку Расчетный листок над табличной частью документа:

2. Из меню Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок:

Есть возможность разбить формирование листков по подразделениям и задать период. Для отчета имеется два варианта формирования расчетного листка – Расчетный листок и Расчетный листок по рабочим местам:

Отличие этих двух вариантов состоит в том, что расчетный листок формирует единый расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника. Например, по основному и совместительству. Этот вариант является в программе 1С ЗУП ред.3 основным.

Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам формирует отдельные расчетные листки для каждого рабочего места сотрудника организации (например, по основному месту и совместительству).

Рассмотрим пример: для сотрудницы Чук Н.А., основное место – главный бухгалтер, оформлена подработка на должности заместитель директора.

Выберем вариант – Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам. Нажмем на кнопку Настройки:

В настройках можно отметить «галочкой» только те должности сотрудника, по которым хотим вывести расчетные листки:

В данном случае получим начисления только по основному месту работы Чук Н.А. (без подработки), в должности главного бухгалтера:

Какие возможности настройки печатной формы расчетного листка есть в программе 1С ЗУП 8.3

По кнопке Настройки или Еще – Настройки можем регулировать объем информации, выводимой в расчетном листке:

Большинство настроек понятно из названия, но поясним некоторые:

Выводить особенности расчета НДФЛ – выводится общий облагаемый доход и размер предоставленных вычетов с начала года;
Детализировать выплаты по ведомостям – отражается список ведомостей, по которым выплачивалась зарплата (в т.ч. аванс);
Выводить показатели начислений – выводится размер оклада, районный коэффициент, расценки при выполнении сдельных работ и т.д.;
Страховые взносы в ПФР – выводятся суммарно страховые взносы в ПФР за расчетный период.

Обратите также внимание на то, что по нашему примеру в расчетном листке (основная форма) выводятся начисления Чук Н.А. как по основному месту работы, так и по подработке в качестве зам. директора, в отличие от рассмотренного выше варианта Расчетного листка с разбивкой по рабочим местам, с отбором по должности:

Если сбросить галочку у всех флажков настроек, информация в печатной форме листка будет минимальной:

Как добавить графу для подписи сотрудника о подтверждении получения расчетного листка

Обязанность извещать работника о размерах начислений, удержаний, компенсаций за задержку зарплаты, сумме зарплаты к выплате закреплена в ТК РФ (статья 136).

Поэтому, чтобы избежать претензий Роструда и заручиться доказательствами в трудовых спорах с сотрудниками, работодателю необходимо получить роспись работника, подтверждающую факт выдачи расчетного листка. Это можно выполнить одним из следующих способов:

Добавить графу в зарплатной ведомости или расчетном листке;
Получить подпись сотрудника на согласие получать листки по электронной почте;
Завести специальный журнал учета выданных расчетных листков.

Рассмотрим пошагово как легко создать графу прямо в расчетном листке для подписи о подтверждении получения листка сотрудником.

Шаг 1. Сформируем расчетный листок и воспользуемся кнопкой Еще – Перейти к макетам печатных форм:

Перейти к макетам можно и в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки, используя гиперссылку Макеты печатных форм.

Шаг 2. Выберем макет печатной формы Расчетный листок (настраиваемый):

Шаг 3. Откроем макет Для просмотра и редактирования. Добавим вверху надпись Листок получил:

Выделим область вставленного текста. Правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню, выберем в меню команду Объединить. Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть:

Теперь, если снова сформируем Расчетный листок в 1С ЗУП 8.3, увидим место для подписи в получении листка:

Как настроить рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3

Рассмотрим пошагово как можно организовать отправку расчетных листков сотрудникам по электронной почте.

Шаг 1. Настраиваем (если еще не настроена) учетную запись электронной почты, с которой будем отправлять листки и электронные сообщения другого типа. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер. Нужно ввести адрес эл. почты и пароль:

Более подробно как сделать настройку почты в 1С 8.3 ЗУП для рассылки документов и писем рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 2. Проверим, введены ли у физических лиц электронные адреса. Откроем карточку физ.лиц: Кадры – Физические лица:

Если не введены, то заполним электронный адрес в поле Email на закладке Адреса и телефоны:

«Отправлять»: Свой отчет для каждого получателя;
«Получатели»: Физические лица;
В таблицу «Отчеты» отберем Расчетный листок по кнопке Подобрать;
В настройках установим отбор Сотрудник Равно [Получатель]. [Получатель] устанавливается по кнопке Указать получателя рассылки;
На закладке Дополнительно определим формат отправки отчета (xls,.pdf…):

Шаг 4. На закладке Доставка (эл. почта) подбираем по гиперссылке “Укажите получателей” сотрудников (физических лиц), которым будем отправлять расчетные листки:

Своевременная выдача расчетных листков не только поможет сотрудникам сориентироваться в правильности выплат вознаграждения, но и защитит работодателя, так как выступает как доказательство расходов, и как средство, снижающее срок исковой давности в претензиях сотрудников по зарплате. Претензии сотрудники могут предъявить в течение 3-х месяцев с момента получения расчетного листка. А вот если расчетный листок не выдавался, то срок претензии будет отсчитываться с момента, когда сотрудник узнал о нарушении правильности расчетов, например, при увольнении.

Порядок выдачи расчетных листков

Важно! Необходимо утвердить форму Расчетного листка одним из документов: приложением к учетной политике или локальным нормативным актом, например, приказом.

В утвержденной форме листка следует указать:

Дату начала применения;
Назначить ответственного за выдачу;
Описать порядок выдачи, если зарплата перечисляется на карту.

Следует помнить и о защите персональных данных. Расчетные листки выдаются или рассылаются, при согласии сотрудника, лично получателю, без доступа к листкам других физических лиц.