Бизнес письмо на английском пример. Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран. Африка, Южная Америка

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке. Как писать деловое письмо на английском?

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
• Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.
Примеры деловых писем на английском языке с переводом

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov — правительственная организация
• edu — образовательное учреждение
• org — организация
• com — корпорация, компания
• net — интернет-компания
• mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!

Здравствуйте, мои дорогие.

Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.

Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки

Правила написания письма.

Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.

• В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
• Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
• Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/меся/год, а в Америке - месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
• Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
• Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
• Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.

Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.

Полезные фразы и выражения

• Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs » или «Dear Sir or Madam ».
  Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr. ...» или «Dear Mrs... .».
• В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:

Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…

I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…

With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…

Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…

• Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:

I am writing to confirm / to enquire … - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for … - Я пишу, чтобы извиниться за….

• В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.

Could you, please… . - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you … - Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to … - Я был бы рад…
I am writing to let you know … - Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… - Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that … - К сожалению, должен сообщить Вам, что …

• Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:

I / We enclosure… - Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find… - В приложении письма Вы можете найти….

• Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully » или «Your sincerely ». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.

Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!

Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830

Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
England

Further to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.

Look forward to your reply.

Yours faithfully,

Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.

Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.

А на сегодня я с вами прощаюсь.

До новых встреч, мои дорогие!

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:

> Congratulation letter - Письмо-поздравление

Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.

> Thank-you letter - Письмо-благодарность

Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.

> Commercial offer - Коммерческое предложение

Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.

> Acceptance letter - Письмо-подтверждение

Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность

> Application - Заявление

Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.

> Complaint letter - Письмо-жалоба

Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.

> Enquiry letter - Письмо-запрос

Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.

> Refusal letter - Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

• Правильно оформленным
• Коротким и содержательным
• Написанным грамотно
• Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.

Пример написания адреса отправителя и получателя:

134-146 Curtain Rd

Дата

Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.

• Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
• Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
• Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.

Совет: обратите внимание на пунктуацию.

В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.

Dear Mrs Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.

Dear Mrs. Smith:

Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).

Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!

Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:

Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ

Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение

With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...

Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about... - чтобы узнать о...

to apologize for... - чтобы извиниться за...

in connection with... - в связи с...

in reference to... - в отношении...

to get more details about... - чтобы уточнить детали...

to explain - чтобы объяснить

to remind – чтобы напомнить

to congratulate – чтобы поздравить

to request – чтобы сделать запрос

to inform – чтобы проинформировать

Другие варианты начала письма:

I apologize for… - Я извиняюсь за…

I confirm that… - Я подтверждаю, что...

I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...

I kindly ask you to… - Прошу вас...

Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.

В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.

Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.

Завершение письма

В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.

Сделать это можно при помощи фраз:

Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...

I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения

I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы

Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...

Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем

В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).

Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .

После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.

Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.

Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом

Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:

In view of the fact that... - Ввиду того, что...

Further to / In addition to... - В дополнение к...

Depending on the... - В зависимости от...

Otherwise - В противном случае

In consequence of… - В результате, вследствие...

In case of need - В случае необходимости

Furthermore - К тому же, кроме того

Despite of all efforts - Несмотря на все усилия

In regard to... - В отношении...

As soon as possible - Как можно скорее

Under present circumstances - При данных обстоятельствах

According to... - Согласно...

Nevertheless - Тем не менее

Seeing that... - Учитывая, что...

Unlike... - В отличие от...

Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:

Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора

Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность

I’m very obliged to you - Я вам очень обязан

In response to your request - В ответ на ваш запрос

In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями

In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения

We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...

I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...

I have been informed that... - Мне сообщили, что...

We confirm that... - Мы подтверждаем, что...

We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо

Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...

This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...

With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо

I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...

Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу

We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...

Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...

To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...

We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку

Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство

Please keep us informed - Просим держать нас в курсе

Please note - Пожалуйста, примите к сведению

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас

In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе

We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ

We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно

We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ

We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...

Thanking you in advance - Заранее благодарим вас

Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом

Письмо-поздравление

The 18th of October, 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Уважаемый г-н Браун,

19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.

С уважением,

Арнольд Льюис,

Генеральный директор

Письмо-запрос

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Уважаемые Господа,

Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Альберт Стюарт

Менеджер по продажам

Письмо-приглашение

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.

The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Уважаемый Генри Миллз,

Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.

На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.

Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением,

Андрей Петров,

Управляющий директор

Письмо-жалоба

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.

С уважением,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «почта»

Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:

Post office – почтовое отделение, почта

Main / head post office – главный почтамт

Mailbox - почтовый ящик

Letter – письмо

Postcard – почтовая открытка

Package - бандероль

Parcel – посылка

Delivery - доставка

First class mail – почтовое отправление первого класса

Express mail – срочное отправление

Air mail - авиапочта

Receipt - квитанция, чек

Notice - уведомление

Stamp / postage stamp – почтовая марка

Envelope – конверт

Address – адрес

Zip code / Postal code – почтовый индекс

Return address – обратный адрес

Postman - почтальон

Courier / delivery guy - курьер

To send - посылать

To send back - посылать обратно

To receive - получать

Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
• I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!