Объяснительная закон. Виды докладных записок. Дальнейшие действия с объяснительной запиской

Объяснительная записка - это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.

Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.

В каких случаях пишется объяснительная

По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.

В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.

В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.

Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.

В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:

  • Опоздание
  • Прогул
  • Кража
  • Нарушения нормативных правил компании
  • Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
  • Аморальное поведение

Требования к заполнению

Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.

В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

  • Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
  • Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
  • Дата заявления и регистрационный номер
  • Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее)
  • Основной текст
  • Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись

В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.

При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:

  • достоверность;
  • объективность;
  • логичность;
  • аргументированность;
  • краткость;
  • ясность;
  • однозначность;

Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.

При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.

Порядок и правила заполнения

Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:

  • Наименование структурного подразделения
  • Руководителю организации подразделения Резолюция
  • Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
  • Ф.И.О. работника, наименование должности
  • Наименование подразделения
  • Дата начала трудовых отношений
  • Вид нарушения
  • Описание причин, обстоятельств нарушения
  • Дата нарушения
  • Должность работника
  • Подпись /Расшифровка подписи

Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.

Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:

  • фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
  • причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.

Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.

Образец объяснительной записки

Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.

Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.

Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.

Таким образом, важно помнить следующее:

  • Необходимо использование делового стиля.
  • При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
  • После написания документа, необходимо его зарегистрировать.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

У каждого порой бывают "проколы" по работе - опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка - это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица "проштрафившегося" сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение - не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может ее потребовать?

Отсюда вывод - объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой - объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная - официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Не врите!

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

"Я не знал..."

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Инструкция - наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не "Объяснительная" а "Пояснительная записка".

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход - сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Форма написания

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем - от кого именно (также с указанием должности) и наименование "Объяснительная (либо пояснительная) записка".

Текст, как правило, начинается со слов "Относительно..." или "Касательно...", за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант - проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Ох уж эти коллеги...

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас "накатали" из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера - выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Не теряйтесь

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно - каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу - когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, "на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной".

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

Вы - прогульщик

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация - например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника "потеряли" на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Объяснительная в школу

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно - изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок "Объяснительная записка" приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Что из этого следует?

  1. Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
  2. Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:

не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.

не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.

не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.

Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».

Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
  • от кого
  • наименование документа – «Объяснительная записка»;
  • заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
  • текст пояснения;
  • составитель, его подпись.

В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:

по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От контролера-кассира отдела Офисных продаж Сидоровой О.В.

Объяснительная

По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут.

Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время.

Сидорова О.В. (подпись)

по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От начальника Отдела офисных продаж Сидоровой О.В.

Объяснительная

По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее:

По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений.

По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки.

По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами.

Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было.

По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П.

По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П.

Сидорова О.В. (подпись)

— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

Управляющему Филиалом АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От Начальника отдела Офисных продаж Сидоровой О.В

Пояснительная записка

Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее:

  1. Данное происшествие возникло из-за того, что ключ застрял в замке и не проворачивался. Вытащить его из замка нам тоже не удалось. Я позвонила в СБ Козлову Е.В. и попросила нам помочь. Он тоже не смог ни вытащить ключ, ни провернуть его. Затем ключ вообще отломался и остался «торчать» в замке. Затем мы позвонили офис-менеджеру Петрову И.И. который находился в этот момент на другом конце города. Петров И.И. сказал, что будет решать эту проблему, в дальнейшем мне он сообщил телефон, по которому надо позвонить, но т.к. СБ первые нашли специалистов, то звонить мы не стали.
  2. Относительно того, что сейф нигде не учитывался – не правда. Металлический сейф (шкаф СП-101 (2 замка)) с инв. № 707 – числиться за нашим отделом с 2007 года. Он приобретался в свое время для клиента под хранение ценностей клиента в сейфовой комнате. После расторжения договора аренды, сейф использовался сотрудником кассы пересчета как индивидуальное средство хранения, в соответствии с п. 2.8. Положения № 318-П, согласно которому должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа или другими устройствами, предназначенными для хранения денег в течение рабочего дня . Дополнительные требования (как то – сертификация), о которых упоминает Козлов Е.В., как мы видим, инструкцией не предусмотрены и в ЦБ об индивидуальных средствах хранения мы не сообщаем, как ошибочно считает Козлов Е.В. Мало того, он вообще предлагал мне вчера оставить деньги в этом сейфе и не заносить в хранилище, но после того, как я категорически отказалась это делать – СБ нашли специалистов по вскрытию сейфов.
  3. Дубликат ключа, который сломался — имеется в наличии, но пользоваться им не возможно, т.к. сломан сам замок.
  4. Хочу отметить, что со стороны СБ сложилось предвзятое отношение ко мне лично (что я вижу из служебной записки с замечаниями, не подкрепленными никакими нормативными документами и реальными событиями, а только личная неприязнь ко мне и к Петрову И.И.) хотя требования, которые я предъявляю всегда только в рамках служебных обязанностей и направлены на усиление кассовой дисциплины и на обеспечение сохранности денежной наличности и ценностей Банка.
Сидорова О.В. (подпись)

У каждого человека наверняка бывали случаи на работе, когда приходилось писать объяснительную записку. На первый взгляд кажется, что все просто, но когда приходится ее писать, сложно собраться с мыслями и довести до руководства суть проблемы. Итак, в этой статье поговорим о том, как правильно составлять подобный документ и рассмотрим пример объяснительной записки.

Что это такое?

Для начала попробуем ответить на вопрос о том, что такое объяснительная записка. По сути, этот документ поясняет руководящему лицу точку зрения его автора по поводу произошедшего события (прогул или нарушение сроков исполнения задания или его объемов и многое другое). Также объяснительная записка может быть написана для того, чтобы объяснить содержание и суть какого-либо документа (отчеты, проекты и другие подобные документы). При этом написать ее можно на общем бланке, которым пользуется организация. Если сотрудник совершил то в соответствии с Трудовым кодексом работодатель имеет право попросить нарушителя объяснить ситуацию в письменном виде. В том случае, если не была предоставлена объяснительная записка на работу вовремя, работодатель может составить акт об отказе и применить дисциплинарные меры. Поэтому проще написать ее.

записку на работу?

Прежде всего, в тексте следует указать факты, которые имеют прямое отношение к возникшей ситуации. После этого необходимо изложить причины неудачного исхода дела (согласитесь, объяснительную записку в случае победы руководство не требует). Писать лучше деловым языком, мысли должны быть выражены коротко и ясно. Следует описывать только факты, касающиеся дела, избегать оправданий (в этом случае вы явно признаете свою вину) и неправдивого изложения фактов. Записка должна быть веской и аргументированной. Неплохо, если есть возможность посоветоваться с коллегами, родными или друзьями. Объяснительная записка, образец которой представлен ниже, может быть написана от руки с указанием реквизитов.

Виды объяснительных записок

Условно подобные записки можно разделить на два вида: оправдательного и пояснительного характера. Первый вариант работник предоставляет в том случае, когда необходимо указать причины собственного правонарушительного деяния. Пояснительные же записки оформляются работником для объяснения причин содеянного, с указанием обстоятельств и условий, не зависящих от воли автора записки.

Чаще всего объяснительные документы требуют в следующих случаях: опоздание на работу, появление на рабочем месте в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении, совершение хищения имущества с рабочего места, совершенный аморальный проступок, отсутствие на рабочем месте или прогул, трудовой дисциплины, предоставление недостоверных сведений в уполномоченные органы. Конечно же, проще написать ее, когда имеется пример объяснительной записки перед глазами.

Форма объяснительной записки

На практике подчиненный оформляет документ в одном экземпляре на листе стандартного формата (А4). Как правило, записка оформляется на имя руководителя компании или организации. Существуют унифицированные формы подобных документов, но они носят только рекомендательный характер. По желанию руководителя может быть издан указ об использовании единой формы объяснительного документа в организации. В случае если работник написал записку в произвольной форме, отличающейся от утвержденной, руководитель не должен считать ее недействительной, поскольку на суть объяснения это не влияет.

Оформление

Суть объяснительной записки состоит в том, чтобы объяснить вышестоящему руководству причины неисполнения поручения, нарушения технологической или трудовой дисциплины. В реквизитах должны быть обязательно указаны: полное наименование организации, ФИО руководителя, которому адресована записка, наименование («Объяснительная записка»), номер регистрации документа и дата его составления, небольшой подзаголовок к самому тексту («Касательно…», «О…»), ФИО составителя. Далее идет пояснительный текст и личная подпись. Структура пояснительного текста должна быть разбита на две части: фактическую (с указанием фактов, приведших к написанию записки) и объясняющую (с указанием причин, поясняющих ситуацию или сам факт нарушения). Следует также отметить, что реквизиты служебной и объяснительной записки схожи между собой.

В каких случаях нужно требовать объяснительную записку?

Дисциплинарное взыскание и его наложение регулируется Трудовым кодексом. Прежде чем наложить на работника взыскание, важно документально подтвердить факт нарушения. Только после этого с работника можно требовать написание объяснительной записки с изложением причин его поведения.

Далее руководство анализирует причины и принимает решение: считать их уважительными либо нет. В том случае, если объяснения в письменном виде не предоставлены по истечении двух рабочих дней, который должны подписать как минимум два свидетеля. При наличии такого акта, руководитель имеет право наложить на работника дисциплинарное взыскание даже без объяснений самого работника. Дисциплинарное взыскание можно наложить не позже одного календарного месяца с момента обнаружения нарушения. Отсчет этого срока приостанавливается в случае, если работник находится в отпуске или на больничном. Взыскание не может быть применено по истечении шести месяцев с момента обнаружения нарушения.

Пример объяснительной записки

1. Оформление записки о нарушении трудовой дисциплины

Руководителю ООО «Энергосбыт»

Петрову П.П.

20.10.2010 № 23-45/12

Объяснительная записка

О задержке поставки материалов

Я, Иванов Иван Иванович, ответственный за поставку материалов и расходных элементов, занимаю эту должность с 15.07.2010. В понедельник 18 октября 2010 года я должен был доставить материалы в ИП «Энергетик». Но по причине неисправности грузового автотранспорта доставил только 19 октября.

Личная подпись

2. Пример объяснительной записки с юмором (реквизиты заполняются как в первом примере). «Опоздал на работу 19 марта 2013 года по уважительной причине. Утром, перед тем как идти в детский сад, сыну очень сильно захотелось в туалет (по физиологической нужде). Время моего опоздания в точности соответствует продолжительности нахождения ребенка в туалете. Считаю, что данный случай можно отнести к числу ситуаций (форс-мажор), поскольку он не зависел от моего желания прийти на работу вовремя».

Писать объяснительную с оттенком юмора следует только в том случае, если вы уверены, что она будет правильно понята вашим руководителем.

В работе любого предприятия или организации всегда возникают моменты, когда необходимо установить степень виновности того или иного сотрудника в случившемся ЧП. При выяснении причин случившегося руководитель должен взять письменные пояснения со своих сотрудников. Такие показания работников оформляются пояснительной (объяснительной) запиской.

Когда нужно писать объяснительную записку

Трудовое законодательство предусматривает обязанность руководителя брать объяснения с работника в двух случаях — рассмотрение вопроса о применении и расследование причин нанесенного имуществу нанимателя, ущерба (ТК РФ, ст. 193, 247). Объяснения работника должны быть оформлены письменно в виде пояснительной (объяснительной) записки. Ее форма, как правило, разрабатывается на каждом предприятии кадровым подразделением.

Законодательство не устанавливает, в каком виде руководство фирмы обязывает сотрудника дать пояснения.

Однако судебная практика показывает, что во избежание разбирательств необходимо оформить такую просьбу письменно.

Сделать это можно, например, при составлении акта об опоздании сотрудника на работу. В самом акте, который подписывает провинившийся работник, просто дополнительно указывают на его обязанность дать пояснения своему проступку.

Или оформить необходимость письменных пояснений отдельным пунктом в распоряжении руководителя на проведение расследования о причинах недостачи имущества.

Работнику дается 2 рабочих дня для оформления объяснений и передаче их руководству.

Если это не сделано, то составляется акт об отказе в даче объяснений. В таком случае, сотрудник понесет наказание, поскольку отказ от пояснения причин своего поступка, расценивается нанимателем, как признание вины работника.

Написать объяснительную необходимо даже в том случае, если работник уверен в отсутствии своей вины в случившемся.

В пояснительной (объяснительной) записке он может привести доводы своей невиновности или существенности причин, по которым, например, произошло опоздание на работу. Лучше всего идти навстречу руководству и оформлять объяснения по первому требованию.

Когда руководитель может потребовать объяснений от сотрудника

Несмотря на то, что в законе установлены два основания для получения пояснений с сотрудника, причин, по которым руководитель может принять решение об их истребовании, значительно больше.

Примерами таких ситуаций можно назвать:

В некоторых ситуациях, работник может не дожидаться начала процедуры вынесения, например, дисциплинарного взыскания или расследования причин, повлекших ущерб организации, а самостоятельно дать пояснения о совершенном действии, оформив это докладной запиской на имя руководства.

Например, бухгалтер допустил опечатку в реквизитах, на платежном поручении. Ошибку она заметила уже после того, как платежка ушла в банк для перечисления денег. Работник может оформить докладную записку на имя руководителя и дать пояснения об ошибке. Если документ успели отозвать из банка до того момента, как проведена операция перечисления средств, и заменить его на правильный, то фактически и ущерба от действий работника предприятие не понесло.

Когда случаи ошибок редки и не привели к неприятным для организации последствиям, то и наказывать работника, сообщившего о собственной ошибке, не будут.

Как правильно написать объяснительную записку

Руководство потребовало от сотрудника объяснить свои действия или бездействие, которые привели к негативным последствиям для предприятия или стали причиной дисциплинарного поступка.

Все пояснения о случившемся необходимо оформлять в письменном виде, заверив собственноручной подписью.

Можно набрать текст на компьютере и затем распечатать, однако, в судебной практике были случаи, когда работник отказывался от такой объяснительной записки.

Записка оформляется на имя руководителя, который ее затребовал, в ней указываются данные сотрудника, ее составившего.

Текстовка должна содержать сведения об инциденте, пояснения сотрудника о своих действиях, признание или отрицание вины в случившемся. Также необходимо указать все документы подтверждающие отсутствие вины работника или обстоятельства, которые могут существенно повлиять на принятие решения о взыскании. Копии этих бумаг также предоставляют вместе с объяснительной запиской.

В документе описывают только фактическую сторону дела, эмоциональную составляющую лучше не включать в текст пояснения.

Если работник виноват в случившемся, то в тексте пояснительного документа лучше указать, что он осознал последствия проступка и ситуация в дальнейшем не повторится. Это может повлиять на степень дисциплинарного взыскания или помочь избежать наказания.

Также в документе необходимо указать, если к негативным последствиям привели не действия работника, а других лиц и ему об этом было известно.

Записка регистрируется как входящий документ. Работник, который ее написал, может сохранить у себя копию документа с регистрационным номером и датой.

Пояснительную (объяснительную) записку помещают к документам об инциденте и хранят три года.

Как написать объяснительную на работе за прогул или опоздание

Самой распространенной причиной истребования начальником объяснений от работника является его отсутствие на рабочем месте без предварительного уведомления руководства.

Если сотрудник не хочет давать пояснения о причинах опоздания или прогула или не укажет уважительное основание для отсутствия на работе, то его привлекут к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Чтобы избежать негативных последствий от своего отсутствия на рабочем месте, лучше предупредить руководство заранее, и написать заявление на выходной день за свой счет. Если причина для опоздания или пропуска работы появилась внезапно, необходимо постараться предупредить непосредственного руководителя.

При составлении пояснений необходимо подтвердить факт отсутствия на рабочем месте и указать причину случившегося, а также по возможности подтвердить ее документально.

Основной текст объяснения может выглядеть следующим образом:

«22.05.2018 я опоздал на работу на 40 минут, так как при выходе из дома, споткнулся и получил травму руки. В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью».

Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:

  • справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
  • больничные листы на работника и его малолетних детей;
  • протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
  • справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
  • акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
  • свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.

Любой официальный документ может стать обоснованием отсутствия на рабочем месте, однако, в большинстве случаев руководство самостоятельно принимает решение об уважительности причин опоздания или прогула.

Как правильно оформить пояснения в случае недостачи или излишков

При выявлении расхождений в документах и фактического наличия каких-либо ценностей или имущества от работника, который материально отвечает за них, требуют объяснений.

Причиной может стать банальная невнимательность при оформлении документов или пересчете денег, например, при выдаче зарплаты через кассу предприятия.

Иногда ошибки или умысла работника в случившемся нет, а к расхождениям может привести неисправность в работе бухгалтерских программ.

В этом случае руководитель организации дает письменное распоряжение о проведении расследования и выявлении причин расхождения, а также об истребовании пояснений со всех участников инцидента.

В тексте объяснительной записки указывают, когда образовались недостача или излишек (когда выявлены), а также предположения о причине произошедшего.

Например, работник склада может указать, что в первичных документах о приходовании ценностей на склад он указал фактическое количество, а затем при внесении данных в бухгалтерскую программу мог произойти сбой и данные сохранились дважды. Или работник финансовой службы, ответственный за внесение первичных документов допустил ошибку, поставив дробное количество весового материала, как целое.

Кроме того причиной могут стать виновные действия других лиц, например, на складе произошло хищение, а работник, который должен был отвечать за сохранность ценностей, не предпринял всех положенных мер безопасности или наоборот ранее докладывал своему начальнику о необходимости усиления этих мер.

Обо всех недостатках или неисправностях в работе оборудования или систем необходимо ставить в известность руководство только в письменном виде.

Например, на складе не работала сигнализация, о чем несколько раз работник докладывал руководству. В таком случае в тексте объяснения нужно указать номера и даты докладных записок. Однако в случае устного разговора о неисправности начальник может и «забыть» о факте доклада.

Как нужно объяснить производственную травму

При получении кем-либо из сотрудников в рабочее время любых травм на предприятии проводят расследование ЧП, и делают выводы о его причинах.

При этом объяснения с пострадавшего работника могут и не брать, если его невиновность в случившемся очевидна.

Если при получении травмы рассматриваются вопросы о соблюдении правил охраны труда или есть подозрения о нахождении работника в нетрезвом состоянии на момент ЧП, то его пояснения необходимы.

При подозрении на какое-либо опьянение его доказательством служит только заключение медиков, а не свидетельские показания других сотрудников.

Такое освидетельствование необходимо, потому что причиной нечеткой координации движений или неясной речи могут быть и нарушения состояния здоровья, а не выпивка или наркотики. Кроме того, небольшие значения алкоголя в крови могут дать и некоторые медицинские препараты.

Все эти обстоятельства учитываются при выяснении степени виновности самого пострадавшего в получении травмы.

Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства. Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно. Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования. Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции.

Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму. Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком. В своей пояснительной записке дворник указал на то, что песчано-солевую смесь ему не выдали из-за ее отсутствия, а, следовательно, и выполнить указание о ее применении он не мог.

Руководство организации может потребовать пояснить действия или бездействие своего сотрудника в любой ситуации, которая привела к негативным последствиям для работодателя или послужила причиной дисциплинарного нарушения. Лучше всего пойти навстречу начальству и пояснить происшедшее. Доказать невиновность работника помогут официальные документы из других организаций, а также своевременно оформленные докладные записки о выявленных недостатках в работе.