Как отпрашиваться с работы. По каким причинам можно отпроситься с работы. Образец заявления. Заявление на отгул на несколько часов (образец) Отпросился с работы как оформить

Оформление отсутствия сотрудника в рабочее время на рабочем месте и невыполнение им в связи с этим обязанностей, предусмотренных трудовым договором, зависит от воли сторон трудового договора. По соглашению между работником и работодателем может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы любой продолжительности, в том числе и на несколько часов . Предоставление такого отпуска оформляется приказом, если правила документооборота, действующие в компании, требуют издания приказа при предоставлении отпусков либо обязательность использования унифицированных форм кадровых документов закреплена в учетной политике работодателя.

Стороны также могут прийти к соглашению об установлении работнику в определенный день неполного рабочего времени . Издания какого-либо приказа в такой ситуации не требуется, достаточно письменного соглашения сторон.

В табеле учета рабочего времени в любом случае отражается фактически отработанное работником время.

Поясним. Продолжительность рабочей недели, а также ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней являются элементами режима рабочего времени работника, который устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а если режим работника отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - в трудовом договоре (ст. 100 ТК РФ).

При этом в силу ч. 2 ст. 21 ТК РФ работник обязан, в частности, добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, соблюдать трудовую дисциплину. Как следует из ст. 91 ТК РФ, в рабочее время работник обязан выполнять свои трудовые обязанности.

Оформление же отсутствия сотрудника в рабочее время на рабочем месте и невыполнение им в связи с этим обязанностей, предусмотренных трудовым договором, как мы отметили выше, зависит от воли сторон трудового договора.

Так, согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Кроме того, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы в случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 128 ТК РФ.

Как следует из приведенных норм, в любом случае предоставление отпуска без сохранения заработной платы требует наличия соответствующего волеизъявления работника, выраженного в письменной форме. Самостоятельно квалифицировать тот или иной период отсутствия работника на работе как отпуск без сохранения заработной платы без заявления работника, содержащего просьбу о предоставлении такого отпуска, работодатель не вправе.

Если стороны достигли договоренности о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (или предоставления такого отпуска потребовал работник, которому работодатель не может отказать в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ), то следует учитывать, что трудовым законодательством не установлена минимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. Нет в ТК РФ и указания на то, что отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться только на целое число дней. Положения ст. 120 ТК РФ, предусматривающей исчисление продолжительности отпусков в календарных днях, касаются только ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников и, соответственно, на отпуска без сохранения заработной платы не распространяются. Следовательно, по соглашению между работником и работодателем может быть установлена любая продолжительность отпуска за свой счет, в том числе несколько часов.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы, в том числе и на часть дня, обычно оформляется приказом.

Работодатели, продолжающие использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), в такой ситуации заполняют форму № Т-6. Она предусматривает отражение предоставленного отпуска только в календарных днях. Однако Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее - Постановление № 20), установлено, что в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Измененная форма приказа должна быть утверждена соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

По нашему мнению, в приведенной ситуации приказ по форме № Т-6 может быть оформлен следующим образом:

  • в строке «на календарных дней» указывается продолжительность отпуска в долях от календарного дня (например, 0,5 дня);
  • в строке «с « » 20 г. по « » 20 г.» указывается период отпуска (например, с 11 августа 2017 г. по 11 августа 2017 г.);
  • приказ дополняется строкой, в которой нужно указать диапазон времени в течение суток, на который предоставлен отпуск (например, с 14 часов 00 минут по 18 часов 00 минут).

Однако обращаем внимание, что в случае предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы только на часть дня у работодателя неизбежно возникнет ряд сложностей. В частности, неясно, каким образом учитывать такое время отпуска при определении отпускного стажа работника и надо ли исключать его из расчетного периода при расчете среднего заработка.

На наш взгляд, перечисленных трудностей можно избежать, если вместо предоставления отпуска за свой счет на несколько часов установить работнику на этот день режим неполного рабочего времени.

Согласно ст. 93 ТК РФ неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и впоследствии. Установление работнику неполного рабочего времени влечет изменение условия трудового договора о режиме рабочего времени (ст. 57, 100 ТК РФ). Следовательно, стороны могут подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут установлены день, в течение которого действует такое соглашение, и необходимая продолжительность рабочего дня. В соответствии с ч. 2 ст. 93 ТК РФ при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Соответственно, в результате применения данного способа достигаются те же цели, что и при предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы на часть дня. Издания какого-либо приказа в такой ситуации не требуется.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Формы табеля учета рабочего времени (№ Т-12 и Т-13) утверждены Постановлением № 1. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее - Указания), утвержденным Постановлением № 1 в формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных (смотрите Постановление № 20, письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0).

Поэтому в ситуации оформления на часть дня отпуска без сохранения заработной платы полагаем, что работодатель может ввести еще одну графу для соответствующего числа месяца. В верхней строке первой графы проставляется буквенный код «Я» или цифровой код «01», в нижней - количество отработанных часов и минут; в верхней строке второй графы за это же число проставляется буквенный код «ДО» или цифровой код «16», в нижней строке - количество часов отпуска за свой счет.

При установлении же работнику неполного рабочего времени в верхней строке графы за соответствующее число месяца проставляется буквенный код «Я» или цифровой код «01», в нижней - количество отработанных часов и минут.

Нет такой организации, где работники не обращались бы к руководителю с просьбой разрешить им отлучиться с работы на пару часов либо отпустить их пораньше в связи с личными обстоятельствами: кого на родительское собрание, кого в поликлинику, а кого в банк. Что тут скажешь? Причины бывают уважительными, и руководитель, идя навстречу своим работникам, удовлетворяет их просьбы. Но возникает вопрос: как учесть, что работник отпрашивается с работы, и «пару часов» его не будет на рабочем месте? Оставить его без внимания будет как минимум несправедливо по отношению к остальным, полностью отработавшим норму времени. Кроме того, нельзя исключать возможность несчастного случая с работником, официально находившимся на рабочем месте. Так как же оформить случай, когда работник отпрашивается с работы? Кадровики предлагают разные варианты, а мы выберем законные.

Начнем с того, что в соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее - ТК РФ) работодатель обязан вести , фактически отработанного каждым работником. Как правило, для этих целей в организации используется табель , форма которого утверждается приказом руководителя. В нем отмечаются рабочие и нерабочие дни, а также количество часов, отработанных каждым работником.

Если работник отпрашивается с работы, естественно, он не отрабатывает , что, полагаем, должно быть учтено в табеле рабочего времени и принято во внимание при начислении заработной платы. Но как это сделать?

Что делать, если работник отпрашивается с работы во время законного перерыва

В соответствии со ст. 106 ТК РФ время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое может использовать по своему усмотрению, является временем отдыха.

Казалось бы, период времени, на который работник отпрашивается с работы по согласованию с работодателем, тоже можно отнести к времени отдыха. Для того чтобы подтвердить или опровергнуть это предположение, придется вспомнить виды времени отдыха, указанные в законодательстве. А к ним согласно ст. 107 ТК РФ относятся:

перерыв в течение рабочего дня (смены);ежедневный (междусменный) отдых;выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);нерабочие праздничные дни;отпуск.

Этот перечень - чрезвычайно важный момент! - является закрытым. Следовательно, период, на который работник отпрашивается с работы, не может быть признан временем отдыха.

В то же время в законе говорится о перерывах, которые предоставляются работникам в течение рабочего дня (смены). К ним, в частности, согласно ст. 108 ТК РФ относится перерыв для отдыха и питания, продолжительность которого должна составлять не более двух часов и не менее 30 мин. Время предоставления обеденного перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по письменному соглашению между сторонами трудового договора.

Обратите внимание: во время обеденного перерыва работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению, в т. ч. покидать рабочее место и находиться за территорией организации.

Если работник отпрашивается с работы на время обеденного перерыва, это не может считаться отсутствием без уважительных причин, поскольку это время не включается в рабочее время и работник вправе использовать его по своему усмотрению.

Получается, если работник отпрашивается с работы по личным делам во время обеденного перерыва, он вправе покинуть рабочее место без предупреждения. Правда только в пределах времени, отведенного для отдыха и питания и установленного в правилах внутреннего трудового распорядка.

В табеле учета рабочего времени обеденный перерыв, как правило, никак не обозначается, поскольку в рабочее время не включается. Поэтому если работник отпрашивается с работы в это время, оно никак не фиксируется.

В соответствии с ч. 1 ст. 109 ТК РФ на отдельных видах работ работникам в течение рабочего времени предоставляются специальные перерывы, обусловленные технологией и организацией производства труда. Виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления перерывов устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, согласно ст. 258 ТК РФ работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, предоставляются дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 мин каждый. При наличии двух и более детей в возрасте до полутора лет продолжительность перерыва для кормления устанавливается не менее одного часа. По заявлению работницы перерывы для кормления ребенка могут быть присоединены к перерыву для отдыха и питания либо в суммированном виде перенесены как на начало, так и в конец рабочего дня (смены) с соответствующим его (ее) сокращением.

Указанные виды перерывов включаются в рабочее время и, как следствие, оплачиваются в установленном законом порядке. В связи с этим, полагаем, работники должны использовать их только по прямому назначению.

Как письменно оформить, что работник отпрашивается с работы

И все-таки, как быть, если работник отпрашивается с работы не во время обеденного перерыва - например, за пару часов до окончания рабочего дня?

Такое желание работника является изменением определенных сторонами условий трудового договора, которое допускается только по взаимному соглашению, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Пленум Верховного Суда РФ в п. 39 постановления от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» признает прогулом нахождение работника без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня вне пределов рабочего места.

Таким образом, если работодатель готов изменить режим работы работника, даже на один день, ему необходимо оформить ряд документов, в частности дополнительное соглашение к трудовому договору, прописав в нем новый режим работы, и приказ об изменении режима рабочего времени.

Однако согласитесь: когда речь идет о единичном случае, когда работник отпрашивается с работы, соблюдение данной процедуры выглядит просто нелепым. Гораздо удобнее отпустить работника пораньше и договориться с ним, если работник отпрашивается с работы не очень часто, что эти часы он отработает в другой день.

В этом случае следует обратиться к нормам ч. 1 ст. 99 ТК РФ, согласно которым работа, выполняемая работником за пределами установленной продолжительности рабочего времени, считается сверхурочной и предполагает определенный порядок привлечения и оплаты.

Посему мы не можем рекомендовать этот способ, если работник отпрашивается с работы - устную договоренность об отработке за пределами установленного рабочего времени: подобная практика может быть признана нарушением трудового законодательства. Кроме того, возникает вопрос, что ставить в табеле, если работник отпросился.

Для случаев, когда работник отпрашивается с работы, а работодатель готов пойти навстречу работнику и отпустить его в рабочее время для решения личных проблем, мы предлагаем два способа оформления «договоренности».

Способ 1. Запросить у работника письменное заявление в произвольной форме об отсутствии на рабочем месте , в котором будут указаны период времени и дата, когда работник планирует отпроситься (приложение 1). В табеле учета рабочего времени в этот день нужно зафиксировать количество фактически отработанных часов (приложение 2). Оплату труда за данный расчетный период следует произвести пропорционально отработанному времени. Об этом обязательно нужно помнить, если работник отпрашивается с работы – отметка в табеле позволит в будущем правильно произвести расчет.

Способ 2. В соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, если работник отпрашивается с работы (при наличии его письменного заявления), ему может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы , продолжительность которого определяется совместно работником и работодателем. При наличии таких причин работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении данного вида отпуска в выбранный им день (приложение 3). Поскольку отпуск предоставляется в календарных днях, мы советуем оформить его работнику на целый день, хоть он и планирует отсутствовать на работе определенное количество часов. Таким образом, если работник отпросился на пару часов, лучше дать ему закончить свои дела в течение всего рабочего дня – оформление все равно будет одинаковым.

Решение работодателя о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы оформляется приказом, который доводится до сведения работника под роспись.

В табеле учета рабочего времени период отпуска отмечается буквенным кодом «ДО» (цифровым - 16), если, конечно, в организации не принята иная форма обозначения.

Приложение 1

Приложение 2


Приложение 3

О том, как отпроситься с работы, каждый из нас размышлял хотя бы раз. Предлагаем изучить все варианты безопасного ухода с рабочего места для решения неотложных личных дел.

Лепим отмазку!

Схема поведения во многом определяется лояльностью работодателя, ведь еще встречаются такие, кто не слишком следит, чтобы все сотрудники сидели на местах «от» и «до». Для них главное, чтобы фирма процветала, а дела были сделаны. В этом случае трудностей с тем, как отпроситься у начальника с работы, не возникнет. Порой, даже необязательно докладывать шефу об отлучке в несколько часов – вряд ли он заметит отсутствие на рабочем месте, а если что, так коллеги прикроют.

Но как быть, если начальник суров, и контролирует каждый шаг подчиненных? В этом случае можно попытаться найти уважительный повод для безотлагательного решения проблем, а от них, к слову, и сам шеф не застрахован.

К хорошим отмазкам можно отнести:

    помощь жене при поломке автомобиля;

    звонок от пожилой одинокой соседки с сигналами «SOS »;

    маленький ребенок один дома;

    успеть на почту, в налоговую, страховую, собес и другое учреждение, режим работы которого совпадает с вашим рабочим графиком;

    неожиданный приезд дальних родственников, которые топчутся под дверью.

Во всех этих случаях можно только давить на совесть шефа – он ведь тоже человек, понять должен. Вот только, чем реже будут случаться подобные «катаклизмы», тем проще будет уйти пораньше или задержаться в обеденный перерыв.

Находим уважительный повод!

Если ни одна из отмазок не срабатывает, то отпроситься с работы помогут по-настоящему уважительные причины, из-за которых начальник не может запретить покинуть рабочий пост:

    визит к врачу, в том числе с маленьким ребенком (эта же причина подойдет для тех, кто думает, как отпрашиваться с работы при беременности);

    экстренная ситуация по месту жительства (прорыв трубы, пожар, угроза теракта и пр.);

    повестка для явки в качестве свидетеля или присяжного.

Все эти причины должны быть документально подтверждены. Понятно, что заблаговременно предоставить справку о прорыве труб из ЖЭУ невозможно, поэтому ее придется взять постфактум. А вот копию судебной повестки приложить к заявлению можно сразу.

Решая, как отпроситься с работы на день, стоит вспомнить о накопленных отгулах. Компенсировать переработку сверхурочно или выход в праздничный (выходной день) можно не только в денежном эквиваленте, но и «натурой». В этом случае по ст.152-153 ТК РК работодатель также не вправе отказать.

Делаем всё по уму!

Многие наниматели не настаивают на подаче заявления, но написать его следует, даже если размышляете о том, как отпроситься с работы на несколько часов . Сегодня шеф в хорошем расположении духа, а завтра обнаружит брак и придет в бешенство, припомнив все грешки, в том числе и решение личных проблем в рабочее время. В итоге отгул превратится в прогул, наказание за который может быть весьма суровым, вплоть до увольнения.

Как написать заявление, чтобы отпроситься с работы без вреда для карьеры и кошелька, поможет образец. Справедливости ради заметим, что строгой формы текста не существует, однако стоит помнить о следующих моментах:

    указывать адресата так, как принято в компании (где-то заявление пишут на имя самого главного, где-то – начальнику отдела кадров, а где-то – руководителю отдела или подразделения);

    написать бумагу в двух экземплярах (оба визируются, но один остается у руководства, а другой забираем себе);

    приложить документы-доказательства уважительной причины;

    указать дату и точное время отсутствия на рабочем месте, чтобы исключить неправильные вычеты из заработка.

На заметку! Время отсутствия при написании заявления для отгула за свой счет не оплачивается.

Категоричное «нет» – как быть?

В некоторых случаях уйти по личным делам невозможно по объективным причинам, например, дежурный реаниматолог или член пожарного подразделения не могут отлучиться с рабочего места в силу специфики трудовой деятельности. Но что делать, если руководитель категорично настроен против даже часового отсутствия работника, несмотря на наличие заявления? Как грамотно отпроситься с работы в этом случае?

Наниматель не имеет права запретить отгул, если работник:

    сдает кровь (донорство не только благородный, но и законный способ получить целых два свободных дня – в день сдачи крови и следующий за ним);

    женится или выходит замуж;

    выписывает жену из роддома;

    организует похороны близкого родственника.

В этих случаях не придется думать, как отпроситься с работы на 1 день или больше, ведь трудовое законодательство обязывает работодателя предоставить выходные.

По семейным обстоятельствам должны безоговорочно отпускать также:

    ветеранов Великой Отечественной войны (и приравненных к ним лиц);

    инвалидов с работающими группами;

    супругов или родителей военных и полицейских;

    работающих пенсионеров.

В счет отпуска

Как правильно отпроситься с работы, если все перечисленные способы не подошли? Например, планируя, как отпроситься с работы на полдня, можно написать заявление на отгул в счет отпуска, точно указав время отлучки. Закон не позволит начальнику не отпустить работника, ведь речь здесь идет уже не об отгуле, а о предоставлении внеочередного отпуска.

Взять несколько часов или дней можно независимо от того:

    полностью израсходован отпуск или нет;

    до очередного отдыха или после него.

Мы разобрались, можно ли отпрашиваться с работы по закону и как это сделать по договоренности с работодателем. Осталось напомнить, что злоупотреблять подобной практикой не стоит, ведь работников с вечно болеющими родственниками или неспособных восстановить изношенные коммуникации никто не любит.

Статья 106 ТК РФ раскрывает понятие времени отдыха: время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. В Статье 107 определены виды такого времени. В числе прочих Трудовой кодекс относит ко времени отдыха перерывы в течение рабочего дня (смены) — в Ст. 108 (для отдыха и питания), 109 (для обогревания и отдыха), 258 (для кормления ребенка). Остановимся на последнем.

По нормам Трудового законодательства работодатель обязан предоставить помимо перерыва для отдыха и питания дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 мин. каждый женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет. Если у работающей женщины двое или более детей в возрасте до полутора лет, продолжительность перерыва для кормления устанавливается не менее одного часа.

Перерывы для кормления могут быть присоединены к перерыву для отдыха и питания (обеду) либо в суммированном виде перенесены как на начало, так и на конец рабочего дня (рабочей смены) с соответствующим его (ее) сокращением. Но сделать это можно только по заявлению женщины. Такие перерывы включаются в рабочее время и подлежат оплате в размере среднего заработка.

В остальных случаях «отпрашивание» с работы не регулируется ни Трудовым кодексом, ни какими-либо иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Поэтому на данный вопрос можно посмотреть с разных сторон.

На основании Ст. 57 ТК РФ условие о рабочем времени и времени отдыха, в том числе о продолжительности рабочего дня (смены), устанавливается трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка. Обычно эти документы не предусматривают возможность отпроситься с работы и отработать это время.

Если обратиться к Ст. 72 ТК РФ, то изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудовых отношений, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных условий договора заключается в письменной форме. Получается, чтобы изменить условие о рабочем времени даже на один день, нужно получить согласие и работника, и работодателя, а также оформить ряд документов: соглашение об изменении условий трудового договора, приказ, табель учета рабочего времени. Однако данные требования в ситуации единичного отпрашивания в ЖЭК, банк и пр. никто из работодателей не соблюдает.

Если работник систематически просит отпустить его «по делам» в течение рабочего времени, можно установить ему неполное рабочее время. Статья 93 ТК РФ позволяет ввести такой режим работы при приеме на работу или впоследствии по соглашению между работником и работодателем. Причем неполное рабочее время может быть в форме неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели.

Оплата труда на условиях неполного рабочего времени производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. Работа на таких условиях не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Для установления указанного режима работы необходимо заявление от работника с соответствующей просьбой, на основании которого будет заключено дополнительное соглашение (в двух экземплярах) к трудовому договору. В соглашении нужно прописать конкретное время начала и окончания работы, продолжительность рабочей недели и срок, на который устанавливается неполное рабочее время. Данный документ подписывается обеими сторонами трудовых отношений, один экземпляр передается работнику — после того, как тот сделает отметку о получении такового на экземпляре работодателя. После подписания соглашения издается приказ о введении неполного рабочего времени конкретному работнику, с указанием причин этого решения.

От редакции. На основании Ст. 93 ТК РФ неполное рабочее время может устанавливаться в виде неполного рабочего дня (смены, рабочей недели) или комбинированно — неполная рабочая неделя с неполным рабочим днем. Работодатель обязан установить неполный рабочий день (смену, неделю) по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя) ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Не стоит путать неполное рабочее время с сокращенным, при котором продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной уменьшена. Такое рабочее время является правовой гарантией для некоторых категорий работников в зависимости от характера выполняемого ими труда. Сокращенное рабочее время работодатель обязан устанавливать независимо от желания его самого или работника.

Если имеют место разовые просьбы уйти с работы пораньше (прийти позже, отлучиться во время рабочего дня), следует брать у работника письменное заявление, в табеле учета рабочего времени (Форма Т-13) проставлять фактическое количество отработанных в этот день часов и плату начислять за фактически отработанное время.

Довольно часто наши работники отпрашиваются с работы — на родительские собрания, в ЖЭК, в банк, покормить ребенка и т. д. Как оформлять такие "отпрашивания", чтобы работодатель их не оплачивал?

В. В. Данилова

эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Большинство работников трудятся пять дней в неделю по восемь часов. И немудрено, что они физически не успевают сходить в поликлинику, ЖЭК, к ребенку в школу – ведь часы работы этих учреждений практически такие же. Писать отгул на целый день из‑за родительского собрания не очень хочется, чаще всего работники просто отпрашиваются с работы. В связи с этим у работодателя возникает много вопросов: как быть с оплатой времени отсутствия, как его учитывать, нужно ли оформлять и т. д. Читайте статью – и найдете ответы на названные и некоторые другие вопросы.

Действительно, «отпрашивания» с работы не редкость. В основном сотрудники просят отпустить их на пару часов или полдня. Бывает, конечно, просят и о большем времени – дне или даже двух.

Сразу скажем, что эта ситуация не регулируется ни Трудовым кодексом, ни какими‑либо иными актами, содержащими нормы трудового права. Поэтому решение вопроса об оформлении и оплате отсутствия отпросившегося работника зависит от разных обстоятельств.

Если сотрудник отпрашивается на час или два

Первым делом отметим, что если сотрудник решит отлучиться по личным делам в обеденный перерыв, то отпрашиваться с работы ему не нужно. Перерывы в течение рабочего дня (смены), в том числе для отдыха и питания, относятся ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ). А согласно ст. 106 ТК РФ время отдыха – время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Таким образом, во время обеда сотрудник может отлучаться с работы и решать свои вопросы без согласия работодателя.

Если нужна пара часов в рабочее время, необходимо соответствующее заявление от сотрудника на имя руководителя организации. Вы скажете: зачем множить бумажки, ведь можно устно поставить непосредственного руководителя в известность и все? Мы считаем, что заявление все‑таки требуется. На нем, если руководитель согласен, проставляются соответствующая виза, подпись руководителя и дата. В таком случае работник будет уверен, что его отсутствие не расценят как нарушение трудовой дисциплины, да и работодатель узнает о том, что работник отлучился. Приказ при этом оформлять не надо.

К сведению

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

О необходимости заявления говорит и судебная практика. Так, работник был уволен за прогул. Не согласившись, он обратился в суд с иском о восстановлении, мотивируя свои требования тем, что отпросился с работы у директора. Суд, исследуя материалы дела, не нашел подтверждения данного факта, поскольку с какими-либо письменными заявлениями о необходимости отсутствия, например, о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, работник к работодателю не обращался. Соответственно увольнение признали законным (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.09.2016 по делу № 33‑12406/2016).

Отметим, что отсутствие по заявлению должно быть зафиксировано в табеле учета рабочего времени, ведь работодатель обязан вести точный учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником. Период отсутствия учитывают при начислении зарплаты сотруднику.

Если работник отпрашивается на весь день

Здесь возможны разные варианты оформления:

    отпуск без сохранения заработной платы;

    ежегодный оплачиваемый отпуск;

Рассмотрим эти варианты.

Отпуск без сохранения заработной платы

На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Как видим законодательством не установлено ни минимальной, ни максимальной продолжительности такого отпуска. Это значит, что неоплачиваемый отпуск может быть предоставлен на любой срок, о котором стороны трудового договора придут к соглашению, даже на один день.

Как видно из формулировки нормы, предоставление такого отпуска – право, а не обязанность, и если работодатель сочтет причину неуважительной, он может отказать работнику в неоплачиваемом отпуске. Вместе с тем нужно помнить, что есть категории сотрудников, которым работодатель не вправе отказать в этом. В частности, на основании письменного заявления работодатель обязан предоставить такой отпуск:

    работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

    работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;

    работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней;

    в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Если сотрудник, не дождавшись согласования неоплачиваемого отпуска на один день, не выйдет на работу, а работодатель откажет в предоставлении такого отпуска, отсутствие на работе может быть расценено как прогул (апелляционные определения Красноярского краевого суда от 19.09.2016 по делу № 33‑12406/
2016, Ростовского областного суда от 15.08.2016 по делу № 33‑
14008/2016 и др.).

Итак, оформляется такой отпуск следующим образом:

1. Работник пишет на имя руководителя организации заявление, в котором указывает дату отпуска и причины, по которым он требуется. Если заявление пишется на несколько часов, нужно указать конкретные часы.

2. Руководитель проставляет на заявлении визу «Согласовано» или «Не возражаю», а в случае отказа в предоставлении отпуска – «Отказать».

3. В случае согласия руководителя компании:

– оформляется приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (с таким приказом работника нужно ознакомить под подпись);

– заполняется личная карточка (форма Т-2) – необходимо вести учет количества дней неоплачиваемого отпуска, так как от этого зависит стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска;

– заполняется табель учета рабочего времени.

Вопрос об оплате дня, на который работнику предоставлен не­оплачиваемый отпуск, отпадает сам собой, поскольку все ясно из названия последнего.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Каждому работнику гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск, который предоставляется в соответствии с графиком отпусков, обязательным и для работников, и для работодателей (ст. 123 ТК РФ).

Обратите внимание

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового года с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Вместе с тем ничто не мешает предоставить ежегодный отпуск вне графика, если работник и работодатель пришли к соглашению об этом. Добавим, что по общему правилу отпуск может быть разделен на части, одна из которых не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). А вот оставшаяся часть может использоваться так, как договорятся работник и работодатель. Поэтому предоставление одного дня ежегодного оплачиваемого отпуска вполне законно.

Для оформления ежегодного отпуска на один день (в случае согласия работодателя) нужно:

1. Получить от работника заявление, в котором указан конкретный желаемый день.

2. Издать приказ о предоставлении ежегодного отпуска.

3. Сделать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

Отметим, что в случае оформления ежегодного оплачиваемого отпуска на один день может возникнуть сложность, связанная с оплатой отпуска. В частности, по правилу ст. 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала. Причем данное правило распространяется на отпуск любой продолжительности, на день или две недели работник уходит отдыхать – не важно.

Поэтому предоставление одного дня ежегодного отпуска удобно, если работник заранее знает, что такого‑то числа ему необходимо уйти. Однако в большинстве случаев сотрудники отпрашиваются спонтанно, при возникновении тех или иных обстоятельств.

Отгул

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе отсутствует определение понятия «отгул», согласно сложившейся практике отгулом считается отдых, предоставляемый в качестве компенсации за работу или дежурство в нерабочее время. Не следует путать отгул с отпуском без сохранения заработной платы, поскольку тот предоставляется не в качестве компенсации за что‑то, а по причинам личного характера, имеющимся у работников, или в силу закона.

Трудовым законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работодатель должен предоставить сотруднику выходной день за работу в нерабочее время. (Представим их в виде схемы на стр. .)

Порядок оформления предоставления отгула следующий: сотрудник пишет заявление с просьбой о предоставлении дня отдыха с указанием причин, например, за сверхурочную работу или работу в выходной день. (Доноры к заявлению должны приложить справку, подтверждающую факт сдачи крови.) На основании такого заявления издается приказ, с которым необходимо ознакомить сотрудника под подпись.

Конечно, нужно сделать отметки в табеле учета рабочего времени:

– дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы обозначаются буквенным кодом «НВ» или цифровым «28»;

– день отдыха работникам-донорам – буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» (дополнительный оплачиваемый выходной день).

При привлечении к сверхурочной работе

В силу ст. 152 ТК РФ первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие – не менее чем в двойном размере. По желанию сотрудника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно, при этом время отдыха оплате не подлежит



При привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день

В соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию сотрудника, работавшего в этот день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В таком случае работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит



При сдаче работником крови и ее компонентов

Согласно ст. 186 ТК РФ, если сотрудник в день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского осмотра вышел на работу, ему предоставляется по его желанию другой день отдыха. В случае сдачи крови и ее компонентов в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день сотруднику по его желанию предоставляется другой день отдыха. Кроме того, после каждого дня сдачи крови и ее компонентов предоставляется дополнительный день отдыха



За переработку времени в пределах графика работы при работе вахтовым методом

В связи с увеличением рабочего времени и сокращением времени отдыха за период вахты у сотрудников обычно накапливаются часы переработки, которые оплачиваются в размере дневной тарифной ставки, дневной ставки (части оклада (должностного оклада) за день работы). Часы переработки, не кратные целому рабочему дню, могут накапливаться в течение года и суммироваться до целых рабочих дней с последующим предоставлением дополнительных дней междувахтового отдыха. Недоиспользованные в этом случае часы ежедневного (междусменного) отдыха, а также дни еженедельного отдыха суммируются и предоставляются в виде дополнительных свободных от работы дней (в виде дней междувахтового отдыха) в течение учетного периода

Если работник систематически отпрашивается

Бывают работники, которым постоянно куда‑то надо. Таким работникам можно установить неполное рабочее время. Статья 93 ТК РФ позволяет ввести этот режим работы по соглашению между работником и работодателем при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности.

Оплата труда на условиях неполного рабочего времени производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. При этом работа на таких условиях не влечет каких‑либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Чтобы установить неполное рабочее время, необходимо:

1. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать конкретное время начала и окончания работы, продолжительность рабочей недели и срок, на который устанавливается неполное рабочее время. Данный документ подписывается обеими сторонами трудовых отношений.

2. Издать приказ о введении неполного рабочего времени конкретному работнику с указанием причин этого решения.

Дополнительно отметим, что работодатель может предложить ввести режим неполного рабочего времени, а работник – отказаться, считая, что писать заявления с просьбой о неоплачиваемом отпуске ему выгоднее. В таком случае неполное рабочее время нельзя установить.

Итак, если сотрудники эпизодически отпрашиваются в рабочее время по личным делам, это необходимо оформлять документально, хотя бы заявлением с визой руководства, подтверждающей разрешение уйти. Если они отпрашиваются на день или два, возможны иные варианты – оформление отпуска, оплачиваемого или неоплачиваемого. Если же работник периодически отпрашивается, например, каждые вторник и пятницу на определенное количество часов, может быть, стоит подумать о введении для него режима неполного рабочего времени.

Рекомендуем почитать