Переход на новую программу 1с. Правильный переход на новую программу. Пошаговое руководство для программиста. Когда нужно переходить

Вы работаете на 1с7.7? У вас используется типовая конфигурация? Или сильно доработанная? Автоматизация бизнес-процессов за много лет уже отлажены?

Даже при переходе на «1С: Предприятие 8.2" с других программ для ведения учета, например, с "БЭСТ», «Парус», «Инфо-Бухгалтер», имеет ряд особенностей. В том числе они существуют и при переходе на новую платформу в самой 1с. Не следует принимать на веру утверждение, что переход на новую 1с - это лекарство от всех болезней в учете предприятия. Чаще всего это не соответствует действительности. Необходимо реально на примерах протестировать возможности программы и ни в коем случае не верить рекламе. Демонстрация реальных баз данных и примеров смоделированного учета может помочь в этом. Отличия в принципах подхода могут быть катастрофично различными.

В этой статье рассмотрим вопрос, а стоит ли переходить на новую платформу 1с?

Довольно сложный вопрос. В целом предприятие тратит достаточно много ресурсов на проработку и автоматизацию своих бизнес-процессов, что любое вмешательство может повлечь за собой необратимые последствия. В целом, переход с любой программы на другую, достаточно болезненный для всех пользователей момент. Ни одного раза не проходило это безболезненно. Сам переход влечет во всех случаях какие-то финансовые потери. Да, да. Именно финансовые. При любом переходе возникают вещи, которые почему-то не учли, которые возникают с неожиданной стороны.

В бытность запуска на одном предприятии конфигурации Управление производственным предприятием (УПП 1.3), в процессе запуска был проведен анализ на примерах как происходит закрытие месяца и распределение затрат. Все, казалось на тот момент, было нормально. Но как показала практическое применение, то оказалось прото все совсем наоборот. Скажете, что внедренец не опытный попался? Или человеческий фактор? Возможно, все в одном комплексе. Но проанализировав всю проделанную работу, можно с уверенностью сказать, что причина в другом.

Все было запротоколировано досконально. Каждую неделю разработчик-внедренец представлял отчет заказчику и каждую неделю обнаруживалось что-то новое. Удручающе выглядело то, что в программе в типовой конфигурации находились ошибки. Но одно - наличие этих ошибок, и совсем другое - наличие механизмов их поиска и контроля. Так вот этих механизмов совершенно не оказалось. Достаточно простой вопрос, как проверить расчет по средневзвешенной, поставил в тупик. Ведомость по партиям этот ответ не дает. Вернее можно конечно сохранить отчет в Excel-е и там проверять. Но почему это в самой программе не предусмотрено? Самое интересно, что и на сегодня таких инструментов мы не можем найти в типовых конфигурациях. Если они и существуют, то они нам не давали простых ответов. Приходилось изобретать собственные инструменты. Но пока их искали и разрабатывали, были сданы отчеты за пару кварталов.

Конечно, виноват внедренец. Он понадеялся на то, что в типовой конфигурации все это должно работать как часы и необходимо только наладить удобство ввода данных, помочь в заполнении справочников и научить как правильно вводить документы. Только объем информации настолько оказался огромным. Таким огромным, что количества итераций в расчете себестоимости просто катастрофически не хватало. Очень долго искали проблемы ввода данных. И получилось так, что помочь в заполнении справочников, документов - помогли. Но это не гарантировало правильность закрытия периода. Ошибок все равно оказалось настолько много, что правильно рассчитать себестоимость сразу не удалось. За всеми пользователями не уследить. А если еще и на предприятии используется множественность видов учета, многофирменность. Когда у одного подразделения должно быть одно заполнено, у других другое. В одной организации должны вестись такие-то счета учета, а в другой свои номенклатурные группы. Инструментов типовых по контролю за введенной информацией нет.

В конфигурации было много установлено «заплаток» заполнения данных по-умолчанию, каких типовыми механизмами не возможно установить. Но и это не помогло. После закрытия нескольких кварталов (!) суммы почти не вызывали сомнений, что посчитано судя по всему правильно. Однако, мы увидели по нескольким номенклатурам непонятные отклонения и решили проверить, а насколько правильно считаются эти средневзвешенные цены. И сильно удивились, что они катастрофично посчитаны не верно. Катастрофой было то, что отчеты за два квартала были сданы, инструментов по проверке не достаточно или совсем нет, требуется полный пересчет себестоимости, при котором отчетность резко меняет показатели.

При этом программа совершенно бесполезно спрашивает каждый раз вещи, которые может быть и важны при заполнении первичных данных, но контроля это не добавляет.

Вот яркий пример. Почему в документах постоянно спрашивает пользователя при установке галочки «Отражать в бухгалтерском учете» в документе реализация товаров «Перезаполнить счета учета или нет?». И это при каждом нажатии! Мало того, что это раздражает, так еще все равно возникают ошибки в их указании. Один пользователь завел номенклатуру, другой не указал в настройках указания счетов по-умолчанию, а в документах тогда что фигурирует? Проходит месяц. Пытаемся закрыть месяц, а счета учета не те! В нескольких тысячах документов!!! В каждый заходить и устанавливать галочку? Это ж чокнуться можно. Даже групповые обработки не спасают. Все равно полностью ведь пересчитывать все и вся. Скажете, что в самом начале не правильно определено административным путем, кто, что должен заносить в справочники? И будете правы. Но, тем не менее, сколько бы не бились над этим административным путем, ошибки как были, так никуда и не уходили. А вот механизм установки их по-умолчанию при записи документа, сразу дает результат. Не дается на откуп пользователю вводить эти данные, они устанавливаются автоматически. Ругать пользователя? Наказать его? А если до отчетной даты сдачи отчета по прибыли остается 5 дней? Лучший способ - предотвратить.

К чему мы именно указали именно этот пример? К тому, что таких «заплаток" в базе установлено в нашем случае около полутора тысяч. Как считаете, это в новой программе все будет учтено? Ничего не забыто? А если конфигурация будет резко отличаться от способов ведения учета? Допустим Управление торговлей 10.3 и 11.0. Это ведь по-сути совершенно принципиальное имеет отличие. Схожесть может, и найдем в пару сотне случаев, а в остальном на грабли будем уже новые наступать. Так как считаете, стоит ли переходить на новую конфигурацию?

Прежде всего, следует детально проработать текущие бизнес-процессы, а затем уже определятся с необходимостью перехода. Причиной для перехода может послужить неудовлетворенность в работе текущей программы (например, постоянные блокировки, плохая скорость работы). Лучше составить общую таблицу с определением плюсов и минусов текущей программы и новой конфигурации, необходимо оценить работу уже имеющегося учета, все достоинства и недостатки системы. Если действительно разница будет существенной, то тогда стоит рассматривать. А вот, если в работе никаких сложностей не возникает, программа стабильно работает, оправдывает себя, то вероятнее всего и не стоит на данном этапе заниматься ее заменой. Лучше проблемы устранить в текущей программе.

А вот при регистрации нового предприятия, когда только начинается работа. Тут как раз не будет существовать такого анализа между старым и новым. Возникнет только анализ между новыми конфигурациями.

Вывод

Новое не всегда лучше старого. Сам переход потребует больших финансовых и человеческих затрат. Просчитать стоимость перехода совершенно не представляется возможным ввиду того, что в любом случае возникнут непредвиденные обстоятельства и потребуется еще дополнительные средства. Нужно быть готовым к этому и самое главное понимать, что этого не избежать.

Фирма "1С" довольно тки часто меняет платформу, а следом за ней и разрабатывает новые конфигурации. Хорошо, если она продолжает их технологическое сопровождение. Но, по-большей части, это слишком затратно становится и с поддержки конфигурация снимается. Таким образом, фирма "1С» стимулирует переход на новую платформу. Здесь получается совсем не хорошая картина. Предприятия, которые постоянно модернизирует собственные наработки с помощью заказов разработчикам, остаются с чем? С тем, что конфигурации будут не поддерживаться?

Даже при этих условиях, жизнь показывает, что конфигурации остаются в работе на очень долгое время. На сегодня многие продолжают работать на платформе 1с7.7. Покидать платформу 1с8.2? А насколько существует потребность в переходе на 1с8.3 - этот вопрос необходимо тщательно проработать. Если действительно это ускорит работу пользователей, то тогда, видимо, стоит. Поддаваться настроениям моды мы никому не советуем.

А для вас переход на новую конфигурацию будет безболезненным? Вы действительно находите вещи в новых конфигурациях, которые ускорят работу пользователей или помогут в вашем нелегком учете?

ИМЕЮТСЯ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ. НЕОБХОДИМО ПРОКОНСУЛЬТИРОВАТЬСЯ СО СПЕЦИАЛИСТОМ

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси».

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально это сделать, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

При выборе данного варианта переносятся документы.
Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
По взаиморасчетам переносятся все документы.
При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальную штатную расстановку;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней.

Мы уже несколько раз в своих публикациях поднимали тему перехода на новую редакцию 3.1 программ 1С: Зарплата и управление персоналом. Но вопрос до сих пор не теряет актуальности, т.к. многие организации осуществляют переход в течение года и в настоящее время только готовятся к переносу данных, ставшему обязательной процедурой в связи со снятием старых программ с поддержки. В каком-то плане, им даже будет немного легче, ведь уже известен перечень трудностей и сюрпризов, с которым успели столкнуться компании, перешедшие на новую версию ранее. О части из них мы расскажем в наших материалах.

Но перед проведением непосредственно переноса, который совершается из открытой программы новой редакции, очень важно правильно подготовить информационную базу (ИБ) старой редакции. Мы уже смогли убедиться на опыте – нельзя недооценивать процедуру подготовки, состоящую из нескольких этапов.

1. В первую очередь, надо провести в программе закрытие месяца: отразить в программе все начисления на переносимую дату и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам могут быть перенесены некорректно.
2. Далее создаем резервную копию ИБ старой редакции. О том, как это сделать, рассказывается в статье Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать . В качестве имени файла удобно указывать наименование программы и текущую дату, также желательно отметить этап, до/после которого делается копия. Например, ЗГУ 02.06.2018 после тестирования.
Эта операция абсолютно идентична для всех программных продуктов фирмы 1С.
Кстати, советую делать резервную копию перед каждым из описанных ниже этапов по переходу на новую редакцию - очень выручает при неудачных действиях (после которых, имея копию, можно будет восстановить базу до последних изменений).
Как провести восстановление при необходимости? Также заходим в Конфигуратор в раздел Администрирование – Загрузить информационную базу. Указываем путь к файлу резервной копии, выбираем его. На вопрос в диалоговом окне отвечаем Да.

В этом случае мы заменяем базу, которую открыли в Конфигураторе, той версией, которую загружаем. Так что для базы, подготавливаемой для переноса данных, желательно создавать отдельную папку в окне открытия программ 1С.

3. Теперь проводим удаление помеченных объектов, как рекомендуется в статье Как удалить документы в 1С

4. Следующим этапом снимаем проведение с документов позднее даты, на которую будем переносить данные, например, с 01.01.2018 или 01.06.2018.
Можно сделать это вручную или воспользоваться встроенной обработкой Сервис – Служебные – Групповая обработка справочников и документов. Этот этап надо выполнять осторожно и перепроверить потом даты всех документов начислений и выплат. Бывает, что взносы в фонды за месяц, например, март начислялись 2 апреля, и тогда с него снимется проведение и данные перенесутся с ошибкой в суммах взносов.
В открывшемся окне выбираем «Документы», потом в верхней табличке нажимаем кнопку «Добавить» и помечаем сразу все документы.

В нижней таблице проводим отбор позднее даты переноса и нажимаем «Отобрать».

Выбираем действие «Проведение документа» - «Снять» и «Выполнить».

5. На данном этапе для корректного перехода необходимо обновиться до самого актуального релиза Как обновить 1С . Единственное уточнение, что обновление рекомендую проводить все-таки через Конфигуратор. И дополнительно рассмотрим еще один из вариантов проведения данной процедуры, который возможен при условии быстрого интернета и наличии логина и пароля у пользователя.
Для этого также заходим через Конфигуратор, открываем конфигурацию, затем в разделе Конфигурирование – Поддержка – Обновить конфигурацию выбираем «Поиск доступных обновлений».

Здесь оставляем проставленными галочки как на рисунке, а именно – поиск обновлений на официальном сайте фирмы 1С. Нажимаем кнопку «Далее». Переходим в следующее окно, где прописываем наш логин и пароль для доступа к обновлениям. Если вы не знаете их, то необходимо обратиться в фирму, в которой приобретали программные продукты 1С. Они должны были зарегистрировать вашу программу на сайте 1С, создать логин и пароль для доступа и предоставить их вам.

6. Теперь проводим тестирование и исправление информационной базы. Описание содержится в статье Тестирование и исправление информационной базы 1С - что это такое и почему его обязательно нужно делать? Данную процедуру советую проводить с небольшим уточнением: на этапе проставления галочек поставить их как на рисунке, чтобы не тянуть лишнее в новую базу.

7. Теперь можно закрывать программу и переходить, непосредственно, к переносу данных, который осуществляется из новой информационной базы.

Наш ответ конечно - «Да»!
Согласно японской мудрости, «если ты не становишься лучше, ты становишься хуже». Это особенно актуально в условиях постоянно растущей конкуренции на рынке.

Основные преимущества 1С:Предприятие 8 для предприятия в целом:

Ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе.
Все системы налогообложения доступны в одной базе .
Контролировать выполнение требований ПБУ 18/02 теперь намного проще.
Партионный учет .
Отчеты строятся быстро , за счет технологии обработки больших массивов данных.

Основные преимущества для вас лично - Работать стало удобнее:

Индивидуальная настройка инструментов, колонок и панелей
Автоматическое формирование последовательности документов
Планировщик отчетности
«Монитор бухгалтера» - вся актуальная для вас информация на одном экране
«Экспресс-проверка ведения учета» - поиск ошибок за вас до документа и проводки и рекомендации по их устранению
Контроль заполнения реквизитов - не позволяет ошибаться!
Существенное расширение функционала для сложных случаев ведения учета
Косвенные затраты - распределение по вашему желанию.
Множество приятных мелочей для работы бухгалтера

Новая платформа значительно экономит Ваше время, а следовательно и Ваши деньги!

Как организовать переход?

Организация перехода включает построение алгоритма переноса данных и выбор инструментов для реализации этого алгоритма. Полностью универсального порядка действий, подходящего для любого предприятия не существует. Можно выделить следующие факторы, влияющие на алгоритм перехода: время начала ведения учета в новой программе, наличие доработок в текущей версии вашей конфигурации, необходимость сохранить историю хозяйственных операций за прошлые периоды. В зависимости от сочетания перечисленных факторов, стратегия переноса данных может быть различной. Наиболее интересными для рассмотрения являются проекты перехода, если они включают процессы переноса бухгалтерских остатков. Поэтому в данной статье мы всесторонне рассмотрим проект перехода на новую платформу в отношении конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Совет от компании RG- Soft: Начинать работать в новой программе учета лучше всего с 1-ого января нового года. Связано это с тем, что большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно, чтобы не изобретать средства корректного переноса накопленных итогов, старайтесь привязать начало работы в программе к началу отчетного периода по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала и даже с начала следующего месяца, но такой переход традиционно влечет за собой более значительные затраты.

Давайте разберем самые распространенные ситуации.

Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе сформированы правильные остатки на счетах.

Это самые выгодные условия для переноса данных. Потребуется лишь обновить конфигурацию 1С:Предприятие 7.7 до последней версии и воспользоваться встроенной в 1С:Предприятие 8 обработкой «Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7». Даже непрофессиональный пользователь сможет, следуя инструкциям на форме обработки, перенести остатки по счетам и справочную информацию. Эта операция займет некоторое время, в зависимости от объема накопленной информации, но может быть без труда выполнена самостоятельно.

Этот вариант чрезвычайно прост и понятен, однако на практике применим редко. Сформировать правильные остатки в старой программе непосредственно к началу работы в новой программе возможно лишь в ряде небольших компаний и то при условии, что вся «первичка» за прошедший период предоставлена и внесена в программу. Чаще всего закрытие старых сделок прошлого периода в программе производится к моменту сдачи отчетности по НДС (20 января), а в отдельных случаях этот процесс может растянуться и на более длительный срок. Возникает вторая распространенная ситуация.

Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе нет правильных остатков на счетах.

В зависимости от обстоятельств, в данной ситуации также можно действовать различными методами. Суть этих методов сводится к работе в двух программах одновременно. Во время «переходного периода» сотрудникам приходится закрывать прежние сделки в старой программе и начинать вносить документы по новым сделкам в новую систему. Наглядно данная ситуация отображена на рисунке 1. Наличие такого периода в проекте перехода является стандартной практикой, и пугаться его нет причин. Чтобы преодолеть данный период с наименьшими потерями можно пользоваться следующими стратегиями.

Перенести остатки «как есть» на начало года и вести учет на основе этих данных, как и в первой предложенной ситуации. По крайней мере, в программе будет информация об остатках средств и количестве товаров на складах. Однако, как только верные остатки в «семерке» будут получены, необходимо незамедлительно скорректировать их «задним числом» и в «восьмерке».
Альтернативным вариантом является отказ от переноса некорректных остатков и внесение первичных документов по новым сделкам в «восьмерку» без последующего их проведения. В таком случае не важно, есть в программе остатки или нет, непроведенные документы никаких движений по счетам не сделают. Так нужно действовать до получения корректных остатков в 1С:Предприятие 7.7. Далее полученные остатки переносятся в новую программу на начало года. Завершающим шагом становится последовательное проведение внесенной в новую программу за переходный период «первички» при помощи встроенной обработки «Групповая обработка справочников и документов».

В описанных двух ситуациях рассказано как можно действовать, если удалось начать работать в новой программе с января нового года. Вместе с тем, год — довольно длительный срок и случаются ситуации, когда возникает потребность начать работу в новой базе с середины года или в другой момент времени.

Переход осуществляется с середины года с типовой конфигурации.

Восьмая версия программы поддерживает ряд важных для ведения учета механизмов, работоспособность которых зависит от данных, вносимых в документы в течение года. Среди таких механизмов уже упомянутый расчет налогов нарастающим итогом, алгоритм распределения косвенных расходов и прочие процедуры, относящиеся к закрытию месяца. Именно из-за этих особенностей в данной ситуации невозможно перейти на новую программу также легко, как в первых двух случаях. Для максимального сокращения вероятности возникновения ошибок при переносе можно пользоваться следующими рекомендациями.

Начать работу если не с начала года, то хотя бы с начала квартала.
Перенести остатки на начало года.
Перенести все первичные документы за текущий отчетный период (год) в новую систему и восстановить данные бухгалтерского и налогового учета с помощью групповой обработки справочников и документов.

Совет от компании RG- Soft: По сравнению с седьмой версией платформы, в восьмую было добавлено множество новых механизмов для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим, чтобы начать работать в новой программе с середины года нужно воспроизвести все хозяйственные операции с помощью типовых документов.

Поскольку даже за один квартал в компании может формироваться несколько тысяч документов, мы также советуем Вам воспользоваться автоматизированными средствами переноса данных.
Такими средствами могут быть:

Типовое решение «1С:Конвертация данных». Данный программный продукт можно использоваться для переноса информации между любыми конфигурациями на платформе 1С. В нашем случае, для выгрузки документов из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8.
Нетиповые разработки фирм Франчайзи. У многих компаний, в том числе и у нашей, существуют отработанные методики для решения данной задачи, что позволяет существенно сократить время и бюджет работ по переносу данных.

Переход с типовой конфигурации с дополнительным переносом документов прошлого периода.

Отдельно отметим, что существуют компании, ведущие чрезвычайно длительные (более года) отношения по договорам с контрагентами. Руководство таких компаний заинтересовано в наличии «истории» своих хозяйственных операций в программе. Наличие в новой программе документов, введенных в старой программе, позволяет пользователям легко и быстро отслеживать взаимоотношения по конкретным договорам/сделкам.

Реализовать такой перенос возможно с использованием тех же механизмов, что и в предыдущей ситуации. Отличием данного процесса является отсутствие необходимости переносить все документы, можно ограничиться переносом только нескольких видов документов, а остатки по остальным счетам вводятся через стандартные обработки. При этом дополнительные перенесенные документы обычно оставляют непроведенными.

Совет от компании RG- Soft: Хотя документы за прошлый период перенести из старой программы в новую возможно, такой перенос приводит к заметному увеличению размеров базы, а следовательно и размеров обрабатываемых таблиц. Это в свою очередь может спровоцировать замедление работы системы. Поэтому использовать этот вариант перехода без крайней необходимости не следует. Перенесенные из прошлых периодов документы рекомендуется оставлять непроведенными, чтобы содержащаяся в них информация не влияла на текущую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Используйте документы прошлого периода только в качестве справочной информации.

Переход с нетиповой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7.

Описанные выше варианты применяются при переходе с типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7, но на практике нередко приходится сталкиваться с доработанными конфигурациями. Организация перехода в этой ситуации — особый вариант, заслуживающий рассмотрения.
В зависимости от характера внесенных в программу изменений существуют следующие технологии переноса данных.

Если конфигурация изменена незначительно и в основных механизмах похожа на типовое решение 1С, можно как и в предыдущих вариантах воспользоваться типовыми средствами перехода. Потребуется лишь настроить или незначительно доработать их под Вашу программу. Пожалуй самым испытанным и надежным средством является упомянутая уже «1С:Конвертация данных». Данный инструмент потребует от пользователя определенных навыков работы, однако с его помощью возможно организовать автоматизированный перенос объектов между конфигурациями. В данной ситуации это справочная информация и документы, если необходимо.
Если за годы использования конфигурация переработана коренным образом, то настройка типовых инструментов переноса может оказаться более трудозатратной, чем написание собственных обработок для этих целей. Аналогичная ситуация возникает и в случае организации перехода с программы учета, не связанной с платформами 1С. Осуществить такой переход тоже возможно, но заранее придумать универсальный обмен не получится. В каждом конкретном случае нужен индивидуальный подход к проблеме.

Совет от компании RG- Soft: В случае работы с типовой или незначительно измененной конфигурациями, используйте стандартные средства, давно разработанные и многократно проверенные. Если есть необходимость, специалисты нашей компании с удовольствием помогут Вам разобраться в типовых средствах переноса. Если конфигурация переработана под Ваши нужды и не является типовой или не относится к 1С вовсе, нужно уделить больше времени продумыванию тонкостей перехода. Наша компания может предложить свои наработки по переносу данных через файлы различных форматов, таких как dbf, xls, xml.

Многофирменный переход.

Из-за отсутствия механизма многофирменного ведения учета, многим предприятиям приходилось вести одновременно несколько баз в 1С:Предприятие 7.7. Так как в восьмой версии эта проблема решена, возникает задача соединения нескольких баз в одну в рамках проекта переноса данных. При этом каждая из баз семерки может обладать своими особенностями. Используя методики, приведенные выше, Вы сможете наладить взаимодействие с каждой из баз в отдельности. Однако возникает ряд подзадач, характерных именно для этого случая.

Унификация документов, относящихся к той или иной организации. Данная проблема легко решается с использованием механизма префиксов. Каждой организации, зарегистрированной в программе, присваивается свой буквенный префикс. Данный префикс прибавляется к номеру документа, тем самым обеспечивая уникальность номеров.
Контроль задвоения элементов справочников. При переносе данных из нескольких информационных источников в единую информационную систему может возникнуть ситуация, когда одинаковые элементы справочников, например, один и тот же контрагент в новом справочнике будет повторяться несколько раз. Поэтому после переноса данных необходимо выполнить процедуру сравнения и объединения дублирующихся элементов справочников.

Описать в одной статье все возможные особенности организации проектов переноса данных на платформу 1С:Предприятие 8 весьма сложно, поэтому мы постарались выделить самые важные на наш взгляд аспекты. Надеемся, описанные варианты помогут Вам сделать правильное решение.

Какие проблемы могут возникнуть?

Распланировав заранее все шаги по переходу, Вы сможете избежать многих проблем, но это еще не все, что нужно для достижения успеха. Существует также ряд специфических особенностей, которые обнаруживаются уже на этапе реализации проекта. Ниже приведены несколько факторов, с которыми сталкиваются многие компании при организации работ по переходу.

Исходные данные

Прежде всего, это самые разнообразные «ляпы» пользователей, допущенные при внесении данных в базу. В общем случае, однозначная идентификация объекта возможна по реквизитам ИНН и КПП. В семерке оба этих значения хранились в одном реквизите ИНН/КПП, и никаких проверок правильности введенных в этот реквизит данных не было. Возможно было ввести и меньше цифр, и разделитель поставить не в том месте, и ввести совсем абстрактные ИНН (иногда встречаются и такие: 22222222223). Типовой перенос, при формировании справочника контрагенты разделяет ИНН и КПП простым отсеканием нужного количества символов. Поэтому в реквизиты новой базы может быть записаны абсолютно некорректные данные. Конечно же, верная идентификация объектов при переносе по таким данным весьма затруднительна.
Другая проблема — полное отсутствие единого формата занесения данных. Каждый пользователь может ввести наименование так, как ему самому больше нравится. Представим, что в одной семерочной базе пользователь, заполняя реквизит «Наименование» контрагента, написал «УК вымпел», а в другой семерочной базе этот же контрагент указан как «Управляющая компания «Вымпел»». В такой ситуации автоматическая обработка никак не сможет понять, что это один и тот же контрагент и перенесет его в восьмерку дважды. Работать дальше в такой базе будет сложно, так как часть сальдо будет на одном элемента, вторая часть на другом.

Различия конфигураций

Еще одна группа ошибок переноса обуславливается технологическими различиями конфигураций. Некоторые хозяйственные операции отражаются в 1С:Предприятие 7.7 несколькими видами документов, а в 1С:Предприятие 8 одним. Например, поступления и материалов и товаров отражается в новой программе одним документом, а в старой - двумя. Таким образом, при попытке переноса документов «Поступление материалов №22» и «Поступление товаров №22» возникает ошибка контроля уникальности. Поскольку запись двух документов с одним номером в заданном периоде невозможна, необходимо искусственно вносить в них отличия и система внесения этих отличий оговаривается заранее. Например, данная проблема решается прибавлением дополнительного префикса к номеру загружаемого документа.

Для каждой особенности документа этот префикс выделяется отдельно. Это может быть характеристика базы, из которой загружаются документы или вид документа, из которого произведена загрузка. Вот пример формирования такого префикса. База филиала в Красноярске дает префикс «КР». Вид документа «Поступление материалов», из которого производится загрузка, дает префикс «М». Так, если номер документа в семерке был 00000031, то восьмерочный номер будет следующим:
«КР» + «М» + «00000031» = «КРМ00000031»

В результате в базу запишется номер, который будет являться уникальным.

Технические проблемы

Ошибки переноса данных могут возникать и из-за технических особенностей платформы 1С:Предприятие. Скажем, стандартный механизм поиска по наименованию не отличает большие буквы в наименовании элемента справочника от маленьких. При использовании этого механизма возникает путаница.

Например, в базе есть два контрагента «м-видео» и «М-Видео». При поиске контрагента «м-видео» система найдет «М-Видео». В результате получится неправильно заполненный документ. Данная ситуация отображена на рисунке 2.

Необходимо также обратить внимание и на саму избираемую методику переноса данных. Описанный выше пример с задвоением контрагентов, при переносе из баз филиалов компании может и не оказаться задвоением на самом деле. У компаний, работающих в разных городах, вполне могут быть и контрагенты, также работающие в разных городах.

Филиал компании «М-Видео» в Нижнем Новгороде и сама компания «М-Видео» в Москве в базах совершенно правомерно могут называться абсолютно одинаково. Чтобы избежать подобной путаницы, нужно выбирать методику переноса заранее. В нашем примере можно разделять контрагентов по разным группам справочника в зависимости от базы-источника. Выбор такой методики повлияет и на механизмы загрузки данных.

Комбинирование методов идентификации данных

Описанные выше способы решения возникающих проблем также могут оказаться недостаточно универсальными. При переносе данных очень важно уметь комбинировать методы, используемые в инструменте переноса. Например, большинство элементов справочников мы идентифицируем по наименованию.

Вместе с тем, при переносе документа «Принятие ОС к учету» такой способ даст нежелательные результаты в случае, когда производится ввод ряда мелких однотипных основных средств (канцелярские принадлежности, мебель и др.), отличающихся лишь инвентарным номером. В каждом документе принятия к учету будет указан один и тот же объект. А принятие одного объекта к учету несколько раз невозможно. Поэтому очень важно предусмотреть возможность настраивать используемое средство переноса данных. В таком случае мы просто укажем, что поиск ОС нужно вести по инвентарному номеру (коду).

Совет от компании RG- Soft: Самостоятельный переход между платформами 1С:Предприятие — решение непростое, но в определенных ситуациях самое правильное и экономичное. Если же Вы не уверены, что сами сможете преодолеть все возможные трудности, воспользуйтесь услугами фирм-франчайзи. Наша компания реализовала множество подобных проектов и создала вполне определенную «методику успешного переноса».

Методика успешного переноса

Основными критериями оценки любого проекта являются время, бюджет и соответствие требованием заказчика. Разберем подробнее каждый из параметров и способы учета их влияния на результат.

Время.

Процесс перехода на новую платформу сопровождается обычно дополнительной загрузкой пользователей. Потребуется некоторое время работать в двух базах, исправлять ошибки автоматизированного переноса, переносить некоторые объекты вручную. Все эти работы расцениваются пользователями как лишняя обуза. Следовательно, нужно стараться сократить до минимума период перехода между программами. Чтобы этого добиться, нужно делать следующее.

Сформируйте и проведите все необходимые документы за прошлые периоды (Закрытие месяца, Записи книги продаж, Записи книги покупок). Это необходимо для правильного формирования остатков на дату переноса. Выполнение этих операций в процессе перехода только удлиняет переходный период.

Если планируется использование внешних обработок, нужно выделить время на их написание и тестирование до начала переходного периода. Нашей компании неоднократно приходилось писать такие обработки и на основе полученного опыта мы создали собственное решение для переноса документов. Поэтому на новых проектах переноса мы не тратим время и бюджет на написание новых обработок, а лишь настраиваем свой инструмент переноса под особенности конкретного клиента.

Примите меры по заблаговременному обучению персонала особенностям внедряемого нового продукта. Это позволит сократить период «привыкания» пользователей к новому интерфейсу, а следовательно и позволит в более сжатые сроки перейти на новую платформу.

Бюджет.

Любая компания стремится к экономии и наиболее эффективному использованию своих денежных средств. Мы выделили ряд принципов позволяющих снизить стоимость проекта так, чтобы это не повлияло на качество работ.

Располагать и постоянно дорабатывать собственные средства обмена данными в различных форматах. Таким образом, мы учитываем опыт прошлых переносов и не тратим лишние средства на повторное написание похожих механизмов.

Привлекать к работе на проекте только опытных сотрудников. Статистика по прошлым проектам показывает, что если возникают какие-либо сложности, то «бывалый» специалист быстрее справляется с поставленной задачей.

Знать как можно больше информации о типовых средствах и их функционале. Использование типовых средств переноса или незначительная их доработка/настройка также способствует минимизации ваших затрат.

Понимать механизмы учета в различных версиях программы. Если в рамках проекта потребуется реализация дополнительного функционала, это повлечет дополнительные затраты только на разработку, но не на изучение.

Соответствие требованиям заказчика.

Множество компаний изменяют типовые конфигурации, реализовывая свою специфику на основе разработанных компанией 1С механизмов. При этом изменения могут быть достаточно существенными, что затрудняет использование типовых средств переноса данных. В такой ситуации необходим анализ сделанных изменений и написание собственных механизмов обмена. Специалисты нашей компании неоднократно сталкивались с подобными задачами и с радостью предложат Вам индивидуальное решение, удовлетворяющее максимальному количеству Ваших требований.

Вы еще думаете? Другие уже работают!

В настоящее время компаний, работающих с использованием 1С:Предприятие 7.7 по-прежнему остается достаточно много. Это связано с такими факторами как непонимание преимуществ новой платформы, нежелание учиться новым технологиям, опасения встретить большое количество трудностей при переходе. На примере 1С:Бухгалтерии мы постарались обосновать, что большинство этих причин не такие уж существенные. В рамках одной статьи трудно разобрать особенности переноса для любой конфигурации, однако нерешаемых проблем не может возникнуть ни в одном из случаев. На всем протяжении своей деятельности мы помогаем своим клиентам справиться с любыми проблемами, связанными с внедрением программ на платформе 1С:Предприятие 8. Если Вас заинтересовал вопрос перехода или у Вас есть какие-либо другие вопросы, касающиеся платформы 1С:Предприятие 8 и конфигураций, созданных на ней — мы к Вашим услугам!

Далеко не все и не всегда задумываются о наиболее подходящем моменте для перехода на новую версию программ 1С. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет различного рода проблемы. А между тем, вопрос то не так прост как может показаться. Есть множество факторов, которые нужно учесть для выбора правильного момента для перехода. Вот некоторые из них:

Регламентированный учет удобно вести с начала года

Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае следите, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Управленческий, оперативный, финансовый учет менее критичны к переходу с начала года.

Загрузка собственных специалистов текущей работой

От Ваших специалистов скорее всего потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы, поэтому желательно выбирать время, когда они заняты меньше - сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для зарплатных программ) и т.п.

Достоверность данных в старой системе

Очень распространенная ситуация, когда в торговой системе товарные остатки не соответствуют действительности и собственники не хотят переносить этот бардак в новую. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации. Инвентаризацию в свою очередь тоже не всегда можно провести и для нее выбирается определенное время - опять таки сезонный спад, новогодние или майские праздники и т.п.

Доступность специалистов подрядчика

Если вы планируете привлекать к переходу на новую версию программы 1С специалистов подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Поскольку большинство переходов делается с начала календарного года, у подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на несколько месяцев вперед.

Ориентация на бизнес цели и задачи

На самом деле, конечно же всё должно плясать именно от задач вашего бизнеса. Все другие факторы намного менее значимы.

Мы рассмотрели некоторые факторы, влияющие на выбор момента перехода на новую программу 1С. Однако, в большинстве случаев переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время. Давайте рассмотрим какие работы могут потребоваться:

Обследование текущей программы и бизнес-процессов вашей компании, которые так или иначе будут задействованы при переходе. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки, а также более тщательно спланировать задачи и расставить приоритеты.

Доработка новой программы 1С . На этом этапе кроме доработок функционала новой программы как правило еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.

Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.

Обучение пользователей новой программе 1С.

Подготовка к запуску . На этом этапе осуществляется перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также её первичная настройка.

Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы . Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу бизнеса и позволяет проверить новую программу в "боевых" условиях.

Как видите, заняться до перехода есть чем, поэтому мы рекомендуем обратиться к подрядной организации как можно раньше.