Основные требования к подготовке деловых поездок. Цель командировки: примеры оформления. Командировки с целью приобретения материалов

Успех командировки руководителя во многом зависит от того, насколько комфортно он будет чувствовать себя во время деловых встреч и переговоров, а также во время переездов между пунктами назначения.

Поэтому секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки своего руководителя.

План подготовки командировки руководителя:

Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места посещения, координаты представителей принимающей стороны.

Разработать проект программы пребывания, согласовать его с руководителем и с принимающей стороной.

Заказать билеты, в том числе - обратные.

Забронировать номер в отеле.

Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.

Подготовить документы по списку.

Вместе с руководителем проанализировать подготовленные документы, доработать их, если будут замечания, сделать несколько ксерокопий документов, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.

Оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.

Сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхового медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.

Подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.

Продумать список подарков и сувениров, приобрести их.

Получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

В случае необходимости отменить встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.

За день до отъезда сделать контрольный звонок представителю принимающей стороны и спросить, нет ли изменений в программе пребывания.

Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

Организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рейса, время вылета, название авиакомпании, ориентировочное время прибытия).

Организовать встречу руководителя по возвращении.

К возвращению руководителя подготовить информацию о событиях, которые возникли во время его отсутствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.

Предварительная программа командировки обычно содержит следующую информацию:

расписание на каждый день командировки (точное время, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприятия, деловые и неформальные визиты);

список запланированных деловых встреч руководителя;

информацию о гостиницах, где забронированы номера;

адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;

имена и фамилии лиц и названия организаций, с которыми планируется установить деловые связи (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях - и более подробная информация

Подготовка предварительной программы

Подготовка предварительной программы обычно начинается с перечисления фиксированных или так называемых «критических» событий (время и место проведения которых заранее жестко определено).

В зависимости от фиксированных событий следует планировать весь график деловой поездки руководителя.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Краткая программа по сути представляет собой план-схему поездки, в ней указывается время, имена, телефоны, адреса. Ее рекомендуется оформлять на маленьких каталожных карточках - обычно по одной карточке на один день поездки, для того чтобы руководитель мог каждый день класть по одной карточке в бумажник или карман.

Для составления предварительной программы поездки руководителя могут понадобиться:

справочные данные о разнице во времени в разных странах и городах;

расписание воздушного и железнодорожного транспорта;

информация об отелях города или страны.

В зависимости от специфики и размера предприятия секретарю иногда требуется составлять несколько экземпляров предварительной программы деловой поездки руководителя.

Если командировка руководителя внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Контрольные вопросы по теме

Введение

1 Подготовка деловых поездок руководителя

2 Составление предварительной программы командировки

3 Документооборот по командировкам

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

3.2 Оформление командировочного удостоверения

3.3 Оформление авансового отчета

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

На секретаря фирмы часто ложиться обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

1 ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.

А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах руководителя.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

2 СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. Предварительная программаможет содержать следующую информацию:

Время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

Способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

Все деловые встречи;

Бронирование мест в гостиницах;

Места посещения и проезд к ним;

Отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли во время его отсутствия, и о ходе их решения.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря также входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.

3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

3.2 Оформление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре секретарем или работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет секретарь или сотрудник кадровой службы организации, направляющий в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

3.3 Оформление авансового отчета

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет по, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику. Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.

При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета.

В случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание переездов, учтена возможная разница во времени, и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких командировок осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии - М.: ОСЬ - 89. 2002 г.

2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2000 г.

3. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 2000 г.

4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2000 г.

5. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. - М.: Высшая школа, 2000 г.

Приложение 1


Форма по ОКУД
По ОКПО

наименование организации

ПРИКАКЗ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

с «___» ____________ 20 __ годапо «___»____________ 20 __ года

с целью __________________________________________________________

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств ______________________________________

Руководитель организации ______________ ______________ ___________

С приказом (распоряжением) ознакомлен ______________ «___»__________ 20__ года

подпись работника

Приложение 2

__________________________________________________________________

наименование организации

КОМАНДИРОВАЧНОЕ УДОСТОВИРЕНИЕ

Работник_____________________________________________________

фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________

наименование профессии (должность)

__________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

командируется в__________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

для______________________________________________________________________________________________________________________________

цель командировки

________________________________________________________________________________________________________________________________

на _____________________________ дней (не считая нахождения в пути)

с «____» ___________________ 200___г. по «____» ___________________ 200___г.

Руководитель __________________ __________________ ________________

должность подпись расшифровка подписи

Действительно по предъявлению паспорта

Обеспечение пребывания руководителя в другом городе или в другой стране часто возлагается на секретаря и вызывает у новичков легкий испуг, хотя в этом нет ничего сложного. Попробуем разобраться.

Виза

Командировки бывают внутренние (по России) и зарубежные. Отличие в организации этих поездок состоит в том, что в большинство зарубежных стран необходимо оформить визу, и секретарю понадобятся хотя бы минимальные знания английского языка.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Для начала стоит посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Имейте в виду. Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через Сбербанк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Партнеры могут попросить вас, чтобы вы сами написали приглашение, а затем переслали им на подпись. На это не стоит соглашаться. Партнерам необходимо обратиться в свои органы власти, уточнить все нюансы и самим оформить приглашение. Возможно, приглашение должно содержать какие-то гарантии и подтверждения, о которых вы просто не можете знать.

Деловая виза выдается на срок от трех месяцев, хотя общее количество дней, которые руководитель может провести в стране выезда, часто ограничивается половиной срока действия визы. Другими словами, если виза дана на полгода, руководитель может провести в стране выезда не более 90 дней, после чего нужно будет получать новую визу, даже если срок действия предыдущей еще не закончился.

Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Необходимый пакет документов нужно отвезти в посольство к назначенному времени или в указанную на сайте посольства компанию, которая доставит документы в посольство. Чтобы не попасть на удочку посредника-мошенника, уточните адрес, по которому можно подать документы, в посольстве по телефону. Для подачи документов лучше приехать за 40 минут до назначенного времени.

Человек, который отвозит документы в посольство, должен быть подробно проинформирован: знать должность человека, подписавшего приглашение, адрес компании, название города посещения, уметь объяснить, какое отношение он имеет к руководителю, для которого делается виза, или хотя бы знать, как найти нужную информацию в документах. Часто в посольстве запрещается разговаривать по мобильному телефону, поэтому не всегда можно уточнить информацию, а отход от окошка может повлечь за собой необходимость записываться на подачу визы еще раз.

Наш совет. Посольства не работают не только в российские государственные праздники, но и в праздничные нерабочие дни страны, которую они представляют. Особенно актуально это в конце декабря – начале января, когда многие посольства закрываются почти на 3 недели, а очереди на подачу документов достаточно велики. Так что если ваш шеф хочет посетить европейских партнеров сразу после новогодних праздников, заняться оформление визы нужно заранее.

Гостиница

Забронировать гостиницу можно напрямую на ее сайте, по телефону или через специализированные сайты http://booking.com или http://www.venere.com, которые хороши тем, что на них есть карты городов, и можно выбрать гостиницу под определенные требования к месту расположения. На сайтах указывается также количество и категория свободных номеров на даты заездов и отзывы останавливающихся в отеле.

При бронировании отеля через сайт бронирования или напрямую потребуется банковская карта, на которой в отеле заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони (обычно за 1–3 дня до заезда). Если вы аннулируете бронь позже указанного срока или руководитель просто не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки. Условия снятия брони указываются на сайте.

Если на карточке недостаточно средств, указаны неверные данные, то вы не получите подтверждение из отеля или оно будет аннулировано после неудачной попытки блокировки. Иногда гостиницы вступают в переписку для разрешения возникших недоразумений либо вам приходит стандартное сообщение о том, что бронь аннулирована или невозможна. Тогда вам нужно связаться с отелем, чтобы выяснить и исправить причину неудачной брони.

Если вы не можете решить, какую гостиницу лучше заказать, забронируйте несколько, а после того как руководитель сделает выбор, снимите бронь с остальных.

Если в городе проходит какое-либо мероприятие (например, футбольный матч), найти свободные места в гостиницах иногда очень сложно, т.к. большинство номеров выкуплено заранее для последующей перепродажи. В таком случае можно выяснить, какое мероприятие планируется, и обратиться к организаторам или компаниям, направляющим туристов на это мероприятие, с просьбой помочь устроить руководителя в гостиницу.

Если вы хотите получить визовую поддержку от отеля, то при заказе номера по электронной почте или телефону попросите прислать подтверждения для посольства, т.е. оказать визовую поддержку. Сайт бронирования высылает такое подтверждение автоматически на указанный электронный адрес. Распечатку документа, подтверждающего бронь, могут попросить показать при пересечении границы, поэтому распечатайте для руководителя отдельный экземпляр.

Если руководитель собирается в командировку по России, можно воспользоваться услугами сайтов http://komandirovka.ru или http://all-hotels.ru, но им далеко до своих западных собратьев. Бронирование номеров в России обычно не требует финансового подтверждения, но могут попросить сделать предоплату (от одного дня до 50 % полной стоимости заезда).

Наш совет. Если вашему руководителю приходится часто посещать один и тот же населенный пункт, то имеет смысл заключить договор на обслуживание с одной из гостиниц города и делать оплату по безналичному расчету. Иногда гостиницы предлагают предоплатную систему расчетов, но можно договориться об оплате по факту, особенно если ваш руководитель уже не один раз останавливался в этой гостинице.

Билеты

Билеты можно заказывать напрямую в компаниях-перевозчиках. В первую очередь нужно выбрать удобный рейс на сайте http://amadeus.net для полетов за границу или http://polets.ru для полетов по России. Сайт http://аmadeus.ru удобен тем, что дает информацию о перелетах компаний, которые не имеют представительств в России (например, перелеты между европейскими странами).

После ознакомления с расписанием и выбора рейса вы заходите на сайт компании и бронируете билеты. Если билеты бронируются без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), то бронь снимается очень быстро, часто через сутки-двое после бронирования. За это время нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя (или оригиналом), копией брони и выкупить билет.

Если вы выкупаете билет с помощью банковской карты, на указанный вами электронный адрес приходит электронный билет, и ехать никуда не нужно: достаточно распечатать его и отдать руководителю.

Если руководитель едет в командировку по России поездом, то расписание можно посмотреть на сайте Российских железных дорог (http://rzd.ru). Для заказа билетов вам также потребуется предоставить номер банковской карты.

Трансфер

На деловых партнерах, как на встречающей стороне, лежит ответственность за организацию встречи руководителя, но если возникают какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер, и попросить их организовать встречу.

Обязательно уточните, какая надпись будет на табличке у встречающего. Чаще всего это фамилия гостя, но может быть название вашей компании или компании-партнера.

В день приезда или накануне можно узнать номер и марку машины и имя водителя и сообщить их руководителю.

Если в ходе организации поездки у вас появляются какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться за помощью к принимающей стороне или к сотрудникам гостиницы, в которой планирует остановиться руководитель, особенно если вопрос касается таких моментов, как рестораны, культурные мероприятия или перемещения по городу.

О пребывании иностранцев в России

К сожалению, наша страна в некотором роде еще остается закрытой. В российских визах указывают города пребывания, выезд из которых может быть основанием для ареста гостя за нарушение визового режима и депортации из страны. Если вы пригласили гостя в Москву, не стоит везти его, например, во Владимир, хотя между этими городами всего 3 часа езды на машине. Отмена такого ограничения в настоящий момент обсуждается на международном уровне.

Процедура выдачи деловых приглашений также несколько затруднена. Для выдачи такого приглашения вашей компании нужно пройти аккредитацию в Федеральной миграционной службе (ФМС), а потом подавать туда заявления по каждому конкретному приглашению. Процедура аккредитации занимает некоторое время, но позволяет оформлять годовые или полугодовые визы.

При каждом посещении России иностранным гражданином вам придется ставить его на учет в ФМС и снимать с учета, когда он уедет (согласно требованиям Федерального закона от № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства на территории Российской Федерации»). Процедуры постановки на учет и снятия с него носят уведомительный характер и оформляются на почте. Подать заявление о регистрации нужно в 24-часовой срок. Гость ставится на миграционный учет по месту пребывания на конкретный адрес. Если он покидает место пребывания (например, переезжает в другой город или заселяется в другую гостиницу), но не выезжает за пределы Российской Федерации, необходимо снять его с миграционного учета и заново поставить на миграционный учет по новому месту пребывания. Для этого требуется:

1. Заполнить бланк уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания в двух экземплярах. При заполнении бланка не допускаются исправления или использование аббревиатур.

2. Предоставить заполненный бланк в отделение почтовой связи, на территории обслуживания которого будет находиться иностранный гражданин.

3. Подготовить копии следующих документов:

● паспорта (копия страницы с персональными данными гостя и с отметкой о пересечении границы);

● визы (если она есть);

● миграционной карты (выдается гостю на границе);

● российского паспорта гражданина Российской Федерации, выполняющего обязанности принимающей стороны (главная страница и страница с пропиской).

4. Оплатить пошлину за постановку на учет иностранного гражданина.

Эти документы подаются в ФМС через почтовое отделение (можно подавать и непосредственно в ФМС, но по почте проще). Подача документов оплачивается отдельно в пункте подачи.

После подачи документов вам вернут отрывную часть уведомления с отметкой отделения, которую нужно передать гостю. Он должен иметь этот документ при себе все время пребывания на территории Российской Федерации и вернуть вам перед отъездом. После отъезда гостя из России в течение двух дней нужно направить отрывную часть уведомления в ФМС. Это также можно сделать по почте. В случае если отрывная часть утеряна или гость забыл вам ее вернуть, то вместо нее в ФМС нужно направить заявление о снятии иностранного гражданина с учета.

Оказать визовую поддержку иностранному гражданину во время пребывания в России может и гостиница при условии бронирования у них номера. Там же могут зарегистрировать иностранного гражданина на время пребывания в России. В этом случае виза будет выдана только на даты бронирования.

Ю.В. Еремеева,
зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того.насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной.

Предварительная программа может содержать следующую информацию:

время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

все деловые встречи;

бронирование мест в гостиницах;

места посещения и проезд к ним;

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

Ф.И.О. сотрудника;
его табельный номер;
должность;
подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

решения производственных вопросов,
переговоров о возможном сотрудничестве,
установления деловых контактов,
исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

почему не удалось выполнить служебное задание,
каков результат поездки,
чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

проведения ключевых переговоров с партнерами,
участия в официальных мероприятиях,
с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

проведение переговоров с ООО «Комплект»;
демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
повышение профессионального уровня;
ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
контроль за работой филиала компании,
участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
гарантийное обслуживание станка «А-2»,
регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.