Главные качества помощника директора. Какие личные качества требуются от помощника? І. Общие положения

Личный помощник руководителя - профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

Личные качества ассистента

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики - это могут быть поручения и личного характера. Если вы и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью - повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого - ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.

Должностные функции

Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.

планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.

К заместительским обязанностям относятся:

поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.

В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных

Перспективы

Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.

Какими психологическими качества должен обладать толковый ассистент руководителя. Психологический портрет.

Психологический портрет помощника руководителя

Какими качествами должен обладать ассистент руководителя?

"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).

Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее. Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.

Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.

Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но необязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.

Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Личный помощник руководителя – это правая рука, а иногда и обе руки руководителя. Хороший личный помощник- незаменимый сотрудник, которым очень дорожат. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение босса. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.

Тринадцать качеств, которыми должен обладать ассистент руководителя:

1. Лояльность. Прекрасным помощником является тот, кто делает так, чтобы босс выглядел хорошо. Никогда не нанимайте того, кто не демонстрирует готовности или стремления быть лояльным.

2. Готовность подвергать сомнению. Вам нужен лояльный человек, а не лизоблюд. Следует беспокоиться не о тех, кто не соглашается с вами, а о тех, кто никогда не скажет, что не согласен. Помощник должен удержать вас от неприятности, сказав вам, что вы допускаете ошибку.

3. Думать не так, как вы. Вильям Риглей говорил: "Когда два человека, занятые бизнесом, всегда согласны, один из них - лишний".

4. Самолюбие. Вам нужен помощник, который обладает мужеством, чтобы перечить вам, способностью принимать критику, уверенностью в своих приказах подчиненным, силой воли принимать жесткие решения в ваше отсутствие, твердостью характера, чтобы признать ошибки, и стойкостью, чтобы приносить вам плохие новости.

5. Честность. Вы не можете ожидать честности от подчиненного, если вы не проявляете ее сами.

6. Благоразумие. У вас должен быть помощник, с которым вы могли бы говорить конфиденциально. Проводя интервью с кандидатом на эту должность, выясните, насколько он склонен к тому, чтобы разболтать все о своей прежней работе. Если он слишком болтлив, то поищите более молчаливого кандидата.

7. Настаивать на качестве. Ваш помощник будет бельмом на глазу, если он не будет разделять вашего стремления к качеству.

8. Коммуникативные навыки. Вам нужен помощник, который может говорить решительно и по делу, делать убедительные доклады, писать лаконичные письма, внимательно слушать вас и быть вашими ушами в организации.

9. Член команды. На вас лежит ответственность сделать команду дружной. Ваш непосредственный подчиненный должен разделять с вами дух команды, а не быть в команде просто для личной выгоды.

10. Работа с информацией. Лучшие помощники всегда обладают информацией. Источником их аргументов и предложений являются данные, заслуживающие доверия. Они ведут записи и документацию так, что вам не нужно этого делать.

11. Навыки межличностного общения. Ваш помощник является вашим представителем для многих людей, с которыми вы встречаетесь только время от времени. Этот человек может хорошо представлять вас, если люди при общении с ним будут чувствовать себя комфортно. Он должен быть свободен в поощрениях, медлителен в гневе, справедлив в критике, снисходителен во взаимоотношениях и должен разбираться в протоколе.

12. Самокритика. Вы не сможете постоянно давать обратную связь своему помощнику, но вы хотели бы, чтобы он не совершил одну и ту же ошибку дважды. Ищите такого помощника, который быстро исправится, а не свалит вину на другого.

13. Поддерживающий в себе мотивацию. Вы потеряете время с помощником, который будет постоянно искать наград и одобрения. Вам нужен кто-то, кто внутренне настроен на успех.

журнал "Генеральный директор"

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).

Функции личного помощника руководителя

В обязанности помощника Генерального Директора входит:

организация телефонных переговоров;
прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;
подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);
прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;
контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;
прием и своевременное представление документов на подпись;
встреча и прием посетителей руководителя;
подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);
создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).

Какой личный помощник вам нужен

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).

Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник Генерального Директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник.

Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи (см. пример из практики: Белье для шефа).

Белье для шефа

Одна соискательница на должность личного помощника рассказала на собеседовании о своих должностных обязанностях у предыдущего руководителя. Львиную долю ее рабочего времени занимали именно поручения личного характера (выбрать санаторий для престарелой матери, учитывая все рекомендации ее лечащего врача; выведать у подростка-сына, какой подарок тот хотел бы получить на день рождения и заказать его через Интернет; достать свежую баранину для пикника).

Однажды ее руководитель узнал о том, что едет в командировку за несколько часов до отлета. Времени ехать домой за сменой белья у него не было. Тогда верная помощница пошла в ближайший магазин и купила для шефа комплект белья, рубашку на смену и галстук к ней. Такое поручение было для нее в порядке вещей.

Требования. Высшее образование, хорошие навыки работы с компьютером, умение пользоваться оргтехникой, приятная внешность, знание языка (в зависимости от специфики личных поручений руководителя), навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию. Очень важно чувство такта, особенно в общении с родственниками руководителя.

Говорит Генеральный Директор
Юрий Водилов Генеральный Директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Мой личный помощник работает у меня уже восемь лет. Сначала ее взяли на должность секретаря. Безусловно, сотрудница была настроена на карьерный рост, поэтому со временем смогла стать моим личным помощником.

Что для меня особенно важно и почему я остановил свой выбор на этой кандидатуре? Прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задания точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства и, естественно, соблюдение этических норм поведения.

Мой личный помощник принимает посетителей, создавая положительный имидж руководителя и поддерживая высокую репутацию компании. Планирование моего рабочего дня, организация переговоров, встреч, совещаний, подготовка необходимых документов, ведение делопроизводства и самостоятельное решение некоторых вопросов - все это входит в обязанности моего личного помощника. При работе в таком тесном контакте очень важно взаимопонимание, комфортное внутреннее состояние в процессе общения, ведь помощник - это уже близкий человек!

Говорит Генеральный Директор

Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

В функции моего ассистента входит:

планирование рабочего дня руководителя;
организация встреч и совещаний;
ведение деловой переписки;
выполнение поручений и, конечно же, контроль исполнения распоряжений Генерального Директора.

Личный ассистент - это правая рука руководителя, и в отличие от секретаря он наделен определенными полномочиями и более широкой зоной ответственности. Ключевые деловые качества ассистента Генерального Директора - коммуникабельность, знание делового этикета, пунктуальность, аккуратность, внимательность и организованность.

Почему важна эмоциональная совместимость с помощником

Работа Генерального Директора проходит в контактах с большим количеством людей, порой общение с ними строится на жесткой основе и часто приводит к эмоциональному дискомфорту. Поэтому очень важно, чтобы человек, которого Вы выбрали на позицию личного помощника, не только обладал всеми необходимыми профессиональными навыками, но и был также эмоционально совместим с Вами.

Конечно, за время собеседования определить совместимость с кандидатом сложно. Выход один - нужно прислушиваться к своей интуиции. Наверняка Вы не раз оказывались в такой ситуации: вроде бы кандидат обладает всеми необходимыми знаниями и навыками, и опыт у него великолепный, и по заработной плате все устраивает, а Вам неприятно с человеком говорить, хочется, чтобы он поскорее ушел, и никаких конкретных объяснений своим чувствам Вы не находите. Все очень просто - это именно та самая эмоциональная несовместимость.

Говорит Генеральный Директор
Режис Ломм Глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.

Отличительная черта хорошего помощника руководителя - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте. Эта постоянная поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в не родной для себя стране и не всегда знает все ее особенности и обычаи.

Человек, который сейчас занимает должность моего личного ассистента, работает в компании около года. Поскольку руководитель и ассистент тесно сотрудничают, общение должно быть комфортным для них обоих. Я абсолютно уверен в том, что при выборе сотрудника нужно принимать во внимание не только его профессиональные качества, но и тот факт, возникло или нет между вами взаимопонимание на интуитивном уровне, почувствовали ли Вы инстинктивно, что можете доверять этому человеку. Из своего более чем 30-летнего опыта ведения бизнеса я вынес важный урок: на свою интуицию следует полагаться порой чаще, чем на доводы разума.

Кому поручить поиск личного помощника

Есть два варианта: поручите поиск либо Вашей службе по персоналу, либо кадровому агентству (см. также: Кому нельзя доверять поиск помощника).

Кому нельзя доверять поиск помощника

Часто руководитель, которому нужны два личных помощника, поручает поиск второго сотрудника уже работающему помощнику. В этом случае он руководствуется тем, что они будут работать в паре, поэтому нужно, чтобы они были совместимы друг с другом. Однако эту идею нельзя признать удачной. Из-за нежелания работать бок о бок с конкурентом, претендующим на доверие и внимание руководителя, первый помощник может выбрать просто технического секретаря. Он будет выполнять всю рутинную работу, но в случае необходимости не сможет полностью заменить первого помощника.

Генеральный Директор, дающий поручение о поиске личного помощника, должен как можно более подробно (вплоть до мельчайших деталей) рассказать, какой именно человек ему нужен. При этом определиться надо не только с обязанностями, но и с требованиями к кандидатам. Обязательно уточняйте, какие требования для Вас принципиальны и обязательны, а какие факультативны (то есть на что при подборе, если все принципиально важные требования соблюдены, можно закрыть глаза). При выполнении этих условий человек, отвечающий за подбор, будет, с одной стороны, отсеивать соискателей по принципиальным признакам и не заставлять руководителя тратить время на нежелательных кандидатов, а с другой - не будет отметать тех, кто не подходит только по одному-двум параметрам.

Говорит Генеральный Директор
Юлия Конельская Генеральный Директор ГК «Галакта», Москва

При подборе кандидата на должность ассистента мы использовали и внутренний кадровый резерв, и внешние источники. Мне были интересны прежде всего люди, работавшие помощниками руководителей крупных компаний, а также руководителями административного департамента (с опытом единовременного ведения группы проектов).

Первичный отбор кандидатов проводила служба персонала. Тестировалось, соответствует ли специалист заявленным требованиям: проверялись навыки, выявлялись потенциал, мотивация. На собеседовании кандидату предлагалось решить кейсы реальных рабочих ситуаций, и на основании результатов определялась его профессиональная пригодность, а также степень доверия к кандидату предыдущего руководителя (О том, какие вопросы помогут Вам объективно оценить кандидата, читайте в статье «Как провести собеседование», №4 - 2007).

При выборе мы обращали внимание и на соответствие кандидата стандартам нашей корпоративной культуры. Также очень важна его готовность брать на себя определенный уровень ответственности. Если кандидат - исполнитель, то при постановке задачи потре- буется потратить время на разъяснения методики ее выполнения. Я подбирала ассистента, способного самостоятельно справиться с поручением, изыскав необходимые ресурсы и выстроив нужные коммуникации.

Технология подбора секретаря для руководителя творческого коллектива

Сергей Алексеев Исполнительный директор комического театра «Квартет-И», Москва

Комический театр «Квартет-И» создан в 1993 году группой выпускников эстрадного факультета ГИТИСа. Коллектив театра всегда выступает автором своих спектаклей (даже если в их основу положен литературный материал другого автора). Театр постоянно занимается креативной и литературной деятельностью в рамках театральных, радио- и телевизионных проектов.

Работа секретаря в театре имеет свои особенности. С одной стороны, это тусовка известных актеров, творческая атмосфера закулисья, а с другой - секретарю в этой обстановке надо выполнять работу, и работу исключительно техническую. Головы молодых девушек зачастую не выдерживают такого контраста. Я почти смирился с тем, что секретаря мне приходится менять раз в год. Сейчас, например, у меня приступила к работе уже третья по счету помощница за последние два года. Технология отбора следующая:

Размещаю объявления о поиске личного помощника.Делаю это на нашем сайте и на нескольких сайтах о работе. Откликов обычно много - любая вакансия в театре выглядит привлекательнее, чем аналогичная работа в обычном офисе. Но, к сожалению, кандидаты думают, что раз идут работать в театр, то будет весело, и забывают, что тут надо трудиться, а не развлекаться.

Делаю первичный отбор по резюме. Сразу отбрасываю резюме актрис, художников, журналистов, то есть лиц, однозначно ориентированных на творческую карьеру. Ибо им данная позиция заведомо может быть интересна только с точки зрения попадания в театральную тусовку. Техническое же образование, как и опыт обработки большого количества информации, - наоборот, козырь для кандидата. Затем я оцениваю последовательность приобретаемого опыта. Например, какая может быть мотивация у человека, который сначала работал менеджером проекта, а сейчас ищет работу секретаря?

Списываюсь с кандидатами по электронной почте и общаюсь по телефону. По переписке, манере излагать свои мысли складывается первое впечатление. Затем отбираю пять-шесть понравившихся кандидатов для встречи.

Собеседование. Всех кандидатов я приглашаю на собеседование в один вечер, кроме того, зову свою знакомую - директора кадрового агентства. Я задаю вопросы с позиции субъективного суждения о человеке, а она как психолог-профессионал - такие, которые помогают выявить, например, мотивацию кандидата.

Я придумал несколько тестов-историй (бизнес-кейсов). Соискателю предлагаю поразмышлять на тему, как он стал бы действовать в той или иной ситуации. В ответах ищу здравый смысл и совпадение с моими ожиданиями. Например: «Вы проспали в первый рабочий день - проснулись через полчаса после начала работы. Ваши первые действия?». Естественно, я ожидаю, что человек скажет, что первым делом позвонит своему руководителю, то есть мне. Но бывает, что кандидат долго отнекивается и говорит, что с ним такого никогда не может быть. Другой пример. Описываю ситуацию, когда у человека есть задание, данное непосредственным руководителем, и на его выполнение предусмотрен ровно час. После этого более высокий начальник дает другое задание, на выполнение которого также нужен ровно час и приступить к выполнению которого нужно также немедленно. При этом сделать оба задания одновременно невозможно. Затем спрашиваю, как поведет себя кандидат в этой ситуации. Идеальным ответом для меня будет следующий: бежать к непосредственному начальнику, чтобы проинформировать его о сложившейся ситуации и попросить совета.

На собеседовании спрашиваю о семье, занятиях родителей, чтобы понять, что же за человек передо мной. Ведь обычно девушки, приходящие на собеседование, молоды (18-23 года) и не имеют никакого опыта работы (или имеют минимальный). Поэтому большая часть того, что в них есть, заложено семьей, никакого другого влияния еще не было, а сами они пока не успели стать зрелыми личностями.

После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто - нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Чем понравилась девушка, которая только что начала у нас работать? Во-первых, очень внятными грамотными формулировками. Во-вторых, она только что закончила МАИ, а это хорошее техническое образование. Третий плюс - вечерами она работала бухгалтером, поэтому у нее есть навык систематизации и обработки больших объемов данных.

Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник: общее и отличия

Как вы заметили, одного и того же офисного работника можно называть по-разному. Меняется ли суть выполняемых обязанностей от того, как звучит должность? Давайте разберемся.
Словом «секретарь » обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – очень многогранный и обобщающий термин, включающий в себя многие возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепринятым использование таких понятий как секретарь-референт и офис-менеджер.
В обязанности референта обычно входят: ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисной техникой. По большому счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот почему на эту должность зачастую берут соискателей без высшего образования, особых навыков и даже без опыта работы.
А вот для работы офис-менеджером требуются особые знания, например, в области делопроизводства и документоведения. Обязанности такого секретаря намного шире, чем обязанности референта.
Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.
Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя».

Какие требования предъявляются к потенциальным секретарям?

Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так).
Итак, основные требования. Я устраивалась на должность секретаря дважды, и оба раза они были очень похожими:

оконченное высшее образование (ну какому руководителю понравится, что его помощник будет отлучаться на сессии в самый неподходящий момент?);
опыт работы (необязательно, но крайне желательно);
приятная внешность;
умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете;
коммуникабельность, грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме;
владение одним или несколькими иностранными языками;
возраст от 18 до 35 лет;
, ответственный подход к выполнению поставленных задач, желание учиться;
возможность работать не нормированно (следовательно, «семейные» женщины, претендующие на должность секретаря, работодателей редко интересуют).

Как я уже говорила, это очень обобщенный список требований к потенциальному референту и у каждого работодателя он свой. Никогда не стоит отказываться от собеседования, если в этом списке вы увидите какой-то пункт, в котором вы не очень сильны. Поверьте, ваши другие достоинства быстро перекроют все ваши слабые стороны.

История моей карьеры

Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись.
Секретарем директора я проработала почти год, после чего меня повысили в должности и перевели в другой отдел. Уходя с поста секретаря, я умела очень многое и была уверена, что если придется начинать все сначала, у меня имеется опыт и багаж знаний. Резюме с указанной должностью секретаря руководителя, разосланное через несколько лет в сети интернет, сделало свое дело и меня пригласили на работу личным помощником директора в крупную коммерческую структуру. Мой опыт работы и владение иностранными языками стали главным критерием моей победы в конкурсе на занятие вакантного места.
Как я и ожидала, должность личного помощника кардинально отличалась от должности обычного секретаря. Мне не пришлось отвечать на общие звонки, делать шефу чай, ксерокопировать документы или подписывать конверты для отправки корреспонденции, чем я привыкла заниматься на заводе. Меня сразу же «окунули» с головой в личную жизнь начальника, в организацию всех его встреч и мероприятий, выполнение особых поручений (например, подобрать подарок на юбилей его друга или сообщить коллеге плохую новость). Мой размеренный жизненный график кардинально поменялся. Работать приходилось по 10 часов в сутки без обеда и перерывов на кофе. В предпраздничные дни сидеть в офисе допоздна, подписывая открытки, считалось нормальным, а работа в выходные дни – естественным процессом. Я сопровождала директора на мероприятиях, организовывала его поездки за границу, с партнерами, покупала-продавала, занималась сотней глупых отчетов. Самое главное – я подстраивалась под постоянно меняющееся настроение шефа, а чтобы избежать его гнева пыталась сделать свою работу максимально быстро, качественно и идеально. У меня отлично получалось организовывать, и меня постоянно просили что-нибудь организовать. Я была переводчиком, когда к шефу приезжали иностранные партнеры. В общем, чего я только не делала на должности личного помощника. Сейчас вспоминаю это место работы с благодарностью, несмотря на все нервы, мелкие неприятности и упреки. Это была настоящая школа жизни, которая меня окончательно раскрепостила, научила общаться с людьми разных уровней и рангов, дала бесценный багаж знаний и умений.
Сравнивая два места работы, две должности могу с уверенностью сказать: быть обычным секретарем – скучно и рутинно (хотя каждому свое, конечно), быть помощником руководителя – интересно, познавательно, полезно. После той школы, которую я «закончила», я с легкостью пошла на повышение, мне стали предлагать интересные должности, приглашали в замечательные проекты. Работая обычным секретарем, я никогда не получала тех позитивных эмоций, которые сопровождали меня на протяжении всей моей работы помощником директора. Я считаю, что я не зря прошла этот путь от начала и до конца, отшлифовав все свои начальные знания и укрепив новые навыки. Я нашла себя, я стала незаменимым человеком, я заслужила уважение коллектива и начальника. Оно того стоило, правда.

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной - личный секретарь или помощник. По поводу престижности - все верно. Насчет легкости - обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Ответ

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция - могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно - на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

свои способности и таланты,
свои амбиции и цели,
свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие - вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться - учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост - осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности - все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше - больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке - это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики - тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой. Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка - умение общаться с людьми - это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения.

Другой важный момент - умение заботиться о людях , умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая . Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна. Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения нужно обязательно найти ответ на вопрос - что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно - убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение - вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей - это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен - да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия, на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты. Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?